Was macht eine gute Software zur Zeiterfassung aus?

…und was wir bei SpikeTime dafür tun..

Eine gute Software zur Zeiterfassung hat aus unserer Sicht einige Eigenschaften, die sie von der einfachen Software zur guten Software machen. In diesem Post soll es darum gehen, welche Eigenschaften eine Zeiterfassungssoftware mitbringen muss um auch wirklich gut zu sein.
 

Flexibilität

Flexibel bedeutet hier, dass die Software zwar festgelegte Funktionen hat, allerdings auch Optionen bietet, einfach Anpassungen vorzunehmen. Ein Beispiel ist die vorhandene Anzahl der Zeiteingabemöglichkeiten. Viele Softwareprodukte beschränken sich auf eine Art der Zeiteingabe, sei es die Eingabe der Dauer, der Arbeitszeit von-bis oder der Erfassung der Arbeitszeit über eine Stoppuhr.

SpikeTime ist flexibel

Erlaubte ZeiteingabemethodenUnsere Software ist kein starres Konstrukt, dass von jedem Benutzer gleich verwendet werden muss. SpikeTime bietet alle drei oben genannten Eingabemöglichkeiten für Arbeitszeiten (Dauer, von-bis, Stoppuhr) und weiterhin die Möglichkeit auch Arbeitspausen zu erfassen. Administratoren können festlegen, welche Zeiteingabevariante für das Konto gelten soll oder auch den Mitarbeitern die freie Wahl lassen.

 

Übersichtlichlichkeit

Die Erfassung der Arbeitszeit nützt nicht viel, wenn die erfassten Zeiten nicht wiedergefunden werden können, oder unübersichtlich dargestellt werden. Eine gute Software zur Zeiterfassung sollte es ermöglichen jeden Zeiteintrag einfach wiederzufinden und die erfassten Zeiten übersichtlich zur Auswertung darzstellen.

SpikeTime ist übersichtlich

Übersichtliche ZeiterfassungEiner der wichtigsten Punkte bei der (Weiter-) Entwicklung von SpikeTime ist es jederzeit eine übersichtliche Software auszulieferen, die viele nützliche Funktionen hat. Diese sollen aber nicht durch endlos viele Buttons und Links unübersichtlich dargestellt werden, sondern so, dass man sich als Benutzer immer schnell zurecht findet und nicht in tiefen Menüs “verloren” geht”. Jede Hauptfunktion von SpikeTime ist jederzeit mit nur einem Klick erreichbar.

Mit einfach zu bedienenden Filtern ist es ein Leichtes jeden Zeiteintrag wiederzufinden und auszuwerten.

 

Struktur

Eine gute Struktur ist sowohl bei der Arbeit als auch bei der Erfassung der Arbeitszeit notwendig. Hier gibt es auf dem Markt der Zeiterfassungssoftware verschiedene Ansätze. Auf der einen Seite steht die Software, die den Benutzer zwingt vor der Zeiteingabe eine mehrstufige Struktur an Kunden, Projekten, Stundensätzen, etc. zu erstellen. Auf der anderen Seite gibt es Produkte, die gar keine Struktur erlauben und nur “platte” Zeiteinträge erlauben.

SpikeTime ist strukturiert

Strukturierte ZeiterfassungBei SpikeTime ist es dem Benutzer überlassen, wie stark strukturiert die Zeiterfassung sein soll. Man kann direkt nach der Anmeldung, ohne vorher auch nur ein Projekt angelegt zu haben, Zeiten erfassen und auswerten. Es ist allerdings auch einfach möglich eine Struktur aus Kunden, Projekten, Stundensätzen (global oder projektspezifisch) anzulegen. Somit können die erfassten Arbeitszeiten jederzeit korrekt zugeordnet und ausgewertet werden. Außerdem bietet SpikeTime die Möglichkeit Zeiten frei zu kategorisieren.

 

Ablösung von Excel

Viele, vor allem kleinere, Unternehmen nutzen noch Excel oder eine andere Desktop-Software zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Dabei kommt es häufig zu Problemen:

  • Die Excel-Datei wurde versehentlich gelöscht oder verschoben
  • Zwei Mitarbeiter können nicht gleichzeitig eine Datei bearbeiten
  • Ein Mitarbeiter muss mehrere Excel-Dateien zu einer Gesamtübersicht manuell zusammenführen

Die Verwendung einer Online-Zeiterfassung löst diese Probleme auf einen Schlag. Jeder Mitarbeiter kann unabhängig von anderen Mitarbeitern Zeiten erfassen und die Auswertung ist für einen Administrator mit nur einem Klick, ohne zusätzlichen Aufwand, möglich.

SpikeTime kann Excel für die Zeiterfassung ablösen

Mit SpikeTime ist es ein leichtes Excel als System zur Zeiterfassung abzulösen und von den vielen Vorteilen, die eine Online-Zeiterfassung bietet, zu profitieren. Anmelden – Mitarbeiter anlegen – Zeiten erfassen – auswerten. Um den ganzen Rest, wie Sicherungen, Verfügbarkeit und Hilfe bei Problemen kümmern wir uns.
 

Einfach und schnell benutzbar

Die Arbeitskraft sollte auf die eigentlichen Aufgaben konzentriert sein. Zeiterfassung ist notwendig und wichtig, sollte sich aber einfach in die tägliche Arbeit einbinden lassen, ohne zusätzlichen Aufwand zu generieren.

SpikeTime ist einfach und schnell benutzbar

Schnelle ZeiterfassungEs dauert von der Anmeldung auf unserer Homepage nicht einmal eine Minute und schon können Arbeitszeiten strukturiert, oder wenn gewünscht auch unstrukturiert erfasst werden. Ein neu angelegter Mitarbeiter kann sofort ohne Schulung loslegen zu erfassen. Das Formular zur Zeiterfassung ist absichtlich einfach gehalten und die Funktionen sind auf einen Blick ersichtlich.
 
 

Exportierbare Daten

Einige online Zeiterfassungssysteme bieten keine Möglichkeit die einmal erfassten Daten zu exportieren um damit weitere Auswertungen zu erstellen oder auch um den Anbieter zu wechseln. Eine gute online Zeiterfassung sollte jederzeit die Möglichkeit bieten alle erfassten Daten mit einem Schlag und unkompliziert in einem Standardformat (bspw. Excel oder CSV) zu exportieren.

SpikeTime erlaubt den Datenexport

Exportierbare ZeiteinträgeAlle Daten, die in SpikeTime eingegeben werden, können jederzeit komplett als Excel-Datei exportiert werden. Außerdem sind alle Zeiteinträge, Projekte, Stundensätze etc. über unsere API abrufbar.

Mit der SpikeTime API ist es auch möglich eigene Tools zur Auswertung zu erstellen.

 

An das eigene Unternehmen anpassbar

Der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware macht nur Sinn, wenn diese auch wirklich benutzt wird und man sich auf gewisse Weise mit der Software „identifizieren“ kann. Das eigene Unternehmenslogo oder eine anpassbare Farbgebung macht es einfacher sich sofort “zu Hause” zu fühlen.

SpikeTime ist anpassbar

Anpassbare ZeiterfassungSpikeTime bietet einige Optionen zur Anpassung. Eigene Unternehmenslogos oder Farben, einstellbare Hintergründe, definierbare Formate für Zeiten oder auch das Ausblenden der Menüstruktur sind nur einige der Möglichkeiten.
 

Mobil verwendbar

Nicht jeder hat jederzeit einen Computer zur Hand – allerdings hat inzwischen fast jeder ein Smartphone. Eine gute Software zur Zeiterfassung sollte mobile Apps für die gängigen Plattformen zur Verfügung stellen.

SpikeTime ist mobil

Wir bieten Apps für Android im PlayStore und iOS im AppStore an. Diese Apps sind kostenlos!

SpikeTime für Android herunterladen

SpikeTime für iOS herunterladen
 

Unterstützung und Support

Im Idealfall ist die Software so gestaltet, dass diese benutzt werden kann, ohne das Fragen aufkommen oder Probleme entstehen. Sollten es dennoch einmal dazu kommen, ist es wichtig, dass schnell geholfen wird.

Wir helfen, wenn es Fragen oder Probleme gibt

Fragen oder Probleme? Wir versuchen jede Anfrage in kürzester Zeit zu beantworten und eventuell auftretende Fehler schnell zu beheben. Unsere Antwortzeit beträgt meist weniger als zwei Stunden. Wir sind jederzeit per E-Mail an mail@spiketime.de und meist auch im LiveChat auf unserer Homepage erreichbar.

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