Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik

Pomodoro Tomate

“Chef, ich habe heute 12 Tomaten gearbeitet!”

So oder so ähnlich könnte eine Meldung der Arbeitszeit mit der Pomodoro-Technik aussehen. Pomodoro ist italienisch für “Tomate” und um diese kleinen roten Früchte geht es bei der Pomodoro-Technik – einer Methode des Zeitmanagement.

Dieser Post soll einen kleinen Einblick in die Methode geben und die notwendigen Schritte erläutern.

Was hat es nun mit den Tomaten auf sich?

Die Methode wurde von Francesco Cirillo in den ’80er Jahren entwickelt. Er verwendete eine kleine Küchenuhr in Form einer Tomate um seine Arbeitszeit in kleine zeitliche Abschnitte aufzuteilen.

Daher blieb es dann bei der Tomate – hätte er eine normale Eieruhr verwendet, würden wir heute wahrscheinlich von der uovo-Technik sprechen.

Ganz grob beschrieben besteht die Technik darin, sich Arbeitspakete in Form von 25-Minuten Abschnitten zusammenzustellen und diese mit möglichst wenig Ablenkung abzuarbeiten.

Nach den 25 Minuten folgt eine 5-minütige Pause. Nach vier Arbeispaketen (also nach ca. 2 Stunden) folgt eine etwas längere Pause von ca. 15-30 Minuten. Die Idee dahinter ist, dass häufige Pausen und möglichst ablenkungsfreies Arbeiten die geistliche Beweglichkeit und damit natürlich auch die Arbeitsergebnisse verbessert.

Ganz kurz beschrieben sieht die Pomodoro-Technik also so aus:

  1. Eine Augabe, die in 25 Minuten schaffbar ist, möglichst schriftlich formulieren
  2. Eine Eieruhr, App oder einfach den Wecker im Smartphone auf 25 Minuten stellen
  3. Nachdem der Wecker geklingelt hat, eine Pause von 5 Minuten machen
  4. Alle vier Zyklen (“pomodori”) eine Pause von 15-30 Minuten machen

Doch ganz so einfach ist es nicht. Um wirklich Erfolg mit dieser Methode zu haben, muss diese zunächst einmal in 6 Schritten erlernt werden.

Pomodoro lernen in sechs Schritten

Um die Methode wirklich richtig anwenden zu können, müssen sechs Schritte “absolviert” werden.

Schritt 1 – Benötigte Arbeitszeit je Aufgabe dokumentieren

Zunächst sollte dokumentiert werden wie viel Zeit, bzw. wie viele “pomodori”, also 25-Minuten Zyklen für eine bestimmte Aufgabe benötigt. Dies geht ganz einfach indem man immer, wenn man bei der Arbeit ist eine Stoppuhr mitlaufen lässt.

Ist eine Aufgabe erledigt, wird einmal aufgeschrieben, wie oft die Uhr durchgelaufen ist.

Dabei spielt es zunächst keine Rolle besonders effizient oder schnell zu arbeiten – hier soll zunächst nur eine ehrliche Dokumentation erstellt werden, um in späteren Schritten einen Anhaltspunkt zu haben.

Außerdem ist die erstellte Aufzeichnung nützlich, um später den Erfolg der Methode direkt sehen zu können.

Schritt 2 – Ablenkung vermeiden

Dieser Schritt ist sicherlich der aufwändigste, allerdings auch der wichtigste. Wir werden ständig durch irgendetwas unterbrochen. Sei es nur schnell eine E-Mail zu beantworten, einen Telefonanruf entgegennehmen oder die aktuellsten Tweets bei Twitter zu lesen.

Diese Aktivitäten sorgen für Zerstreuung und lenken von der eigentlichen Arbeit bzw. vielmehr vom Arbeitsziel ab.

Alle diese Ablenkungen sollen nun, so gut es geht, ausgeschaltet werden. Das bedeutet bspw:

  • während die Eieruhr läuft, den E-Mail Client schließen
  • alle Browserfenster und Tabs schließen, die für die Arbeit nicht benötigt werden, schließen
  • den Anrufbeantworter einschalten
  • Skype/Lync/WhatsApp etc. wenn möglich auf “Nicht stören” schalten, so dass keine Benachrichtigungen über neue Nachrichten aufblinken

Oder, wenn man gerade einmal nicht digital arbeitet – alle gerade nicht benötigten Geräte aus- oder in den Flugmodus schalten.

Wer ständig von Kollegen gestört wird, die auf einen Kaffee ins Büro kommen, kann sich auch ein kleines “Bitte 25 Minuten nicht stören”-Schild ausdrucken und an der Tür aufhängen.

Ziel ist es, sich während der 25 minütigen Arbeitsphase durch nichts ablenken zu lassen und sich auch nicht selbst abzulenken.

Schritt 3- Schätzung der benötigten Arbeitszeit

Die in Schritt 1 dokoumentierten Arbeitszeiten können jetzt helfen, die benötigte Zeit für eine neue Aufgabe zu schätzen. Das ist, vor allem bei neuen Aufgabentypen, nicht immer leicht, fällt aber mit der Zeit immer leichter.

Vor allem, wenn Kunden nach Arbeitszeit bezahlen, ist es wichtig belastbare Schätzungen abgeben zu können. Damit ist es einerseits möglich abzuschätzen, ob ein geplantes Budget für ein Projekt oder eine Aufgabe genügt und andererseits spart man sich so lästige Nachverhandlungen, wenn es dann doch länger dauert.

Die Schätzungen für eine neue Aufgabe werden dann nicht in Stunden oder Minuten, sondern in “pomodori” aufgeschrieben. Beispielsweise:

  • Blogpost schreiben – 2 pomodori
  • Newsletter verfassen – 2 pomodori
  • Umsatzsteuervoranmeldung erstellen – 3 pomodori

Diese Schätzung sollte vor jeder Aufgabe stattfinden – damit lassen sich auch leicht zeitfressende Aufgaben finden und ggf. outsourcen oder umgestalten.

Schritt 4 – Die Tomatenuhr verwenden

Wie die Zeitmessung während der Arbeit funktioniert, habe ich oben bereits beschrieben.

Dazu kann eine einfache Eieruhr verwendet werden, oder auch der Timer im Handy. Es gibt dafür auch einige Apps oder einfache Webanwendungen, wie den TomatoTimer.

Wichtig ist vor allem, aus der Zeitmessung eine Gewohnheit zu machen. Außerdem sollten in jedem 25-Minuten Zyklus jeweils ein paar Minuten für die Planung und ein paar Minuten für das Nachbearbeiten und Reflektieren eingeplant werden.

Schritt 5 – Einen Zeitplan aufstellen

In Schritt 5 wird ein Zeitplan aufgestellt. Hier wird festgelegt, wie viele echte “pomodori” am Tag bearbeitet werden sollen. Echt bedeutet in diesem Fall, wirkliche 25 Minuten, in denen ungestört gearbeitet wird.

Bei einigen werden das nur 2 pomodori sein, bei anderen vielleicht fünf (zwei am Vormittag, drei am Nachmittag).

Diese Zeiten sollten dann auch konsequent zum Beispiel im Kalender geblockt werden.

Schritt 6 – Eigene Ziele setzen

Das Ziel einer Zeitmanagement-Methode ist immer die begrenzt verfügbare Zeit möglichst effektiv auszunutzen.

In Schritt 6 sollte sich jeder ein oder mehrere eigene Ziele setzen. Dies kann beispielsweise sein mindestens 4 “echte” pomodori am Tag zu arbeiten oder auch das Schreiben eines Blogpost in nur zwei statt drei pomodori.

Mit Hilfe dieser Technik ist es auch möglich die eigene Freizeit zu maximieren – denn durch ungestörtes und geplantes Arbeiten wird man automatisch schneller und kann vielleicht auch schon einmal um vier den Bleistift fallen lassen 🙂

Schritt 7 – Zeiten erfassen

Der siebte Schritt ist kein “offizieller” Schritt der pomodoro-Technik – kann aber auch helfen die Schritte eins, drei und vier zu vereinfachen.

Nur durch eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit oder der Pomodori kann man später einmal zurück schauen und Verbesserungen auch quantifizieren.

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