Die SpikeTime Zeiterfassung hat ab heute ein neues Feature. Es ist nun möglich aus seinen erfassten Zeiten direkt die Rechnung zu erstellen. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt wie die neue Funktion genutzt werden kann.
Billomat oder eigene Rechnungen
Um Rechnungen zu erstellen gibt es bei SpikeTime auf Kundenwunsch zwei Möglichkeiten. Entweder man verwendet das SpikeTime Tool zur Rechnungserstellung oder man exportiert die ausgewählten Zeiten zu Billomat. Wenn Billomat zur Rechnungserstellung verwendet wird, kann der API Schlüssel und die Billomat ID in den Einstellungen hinterlegt werden. Der Prozess der Rechnungserstellung ist in beiden Fällen gleich. Dieser Artikel beschreibt die Erstellung von Rechnungen ohne Billomat.
Neue Seite Rechnungen
Auf der Seite Rechnungen findet man die gewohnte SpikeTime Listenansicht, hier noch ohne Rechnungen. Mit einem Klick auf neue Rechnung erstellen, gelangt man auf die Seite "Rechnung bearbeiten" und kann dort eine neue Rechnung aus seinen Zeiteinträgen erstellen.
Rechnung erstellen
Nach der Kundenauswahl kann man entweder direkt zur Rechnung springen, falls man keine Zeiteinträge auswählen möchte, oder auf den Button "Zeiteinträge auswählen" klicken.
Zeiteinträge auswählen
Die Auswahl der Zeiteinträge erfolgt auf einer separaten Seite. Es werden sinnvolle Voreinstellungen für den Filter gewählt (nur verrechenbare Zeiteinträge und nur offene Zeiteinträge). Nach der Auswahl der Zeiteinträge für die Rechnung, werden diese als abgeschlossen markiert.
Rechnung erstellen
Nach Auswahl der Zeiteinträge gelangt man auf die große neue Seite "Rechnung". Dort werden alle Daten vom Absender bis zum Umsatzsteuersatz eingetragen um dann die fertige Rechnung als PDF zu drucken. Die eingetragenen Daten werden dabei aus der jeweils letzten Rechnung dieses Kunden übernommen, damit spart man sich die erneute Eingabe der "Stammdaten" wie zum Beispiel Absender oder Anrede. Auch der Umsatzsteuersatz wird pro Kunde in die neue Rechnungen übernommen.
Die übernommenen Zeiteinträge lassen sich auf drei Ebenen gruppieren. Stundensatz, Projekt und Zeiteintrag. Die Gruppierung nach Zeiteintrag ist dann sinnvoll, wenn man dem Kunden nicht extra noch eine Leistungsübersicht mitschicken möchte, sondern alle Positionen transparent in einem Dokument versenden möchte.
Falls man sich dazu entscheidet die Rechnung kompakt zu halten und eine Gruppierung nach Stundensatz oder Projekt wählt, hat man über den Button "Leistungsübersicht" die Möglichkeit sich den Leistungsnachweis für die ausgewählten Zeiteinträge herunter zu laden.
Außerdem ist es möglich der Rechnung weitere Positionen hinzu zu fügen. Nachdem die Rechnung gespeichert wurde, geht es zurück zur Liste.
Rechnungen in der Übersicht
Alle Rechnungen sind wie gewohnt in der Listenansicht dargestellt. Dort gibt es die Möglichkeit die Rechnung erneut zu bearbeiten, die Rechnung anzuzeigen, zu drucken oder sich den Leistungsnachweis herunter zu laden (sofern man die Rechnung auf Basis von Zeiteinträgen erstellt hat).
Feedback
Wir freuen uns über jegliches Feedback zu der neuen Funktion - Lob und natürlich auch Kritik. Dazu schreibt eine E-Mail an mail@spiketime.de oder verwendet das Supportformular in SpikeTime.