Arbeitszeiterfassung: Was heute schon Pflicht ist, und was mit der Reform kommt

Viele Arbeitgeber warten auf „das Zeiterfassungsgesetz", bevor sie handeln. Das ist ein teurer Denkfehler. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland längst, seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022. Das Gesetz, über das seit Jahren gestritten wird, würde nur regeln, wie erfasst wird, nicht ob.

Diese Trennung ist der ganze Punkt. Wer sie versteht, spart sich Ärger mit der Aufsichtsbehörde und weiß, worauf er sich vorbereiten sollte. Wir gehen beides durch: was heute schon gilt, und was der Entwurf von 2026 bringen könnte.

Was heute gilt

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (1 ABR 22/21): Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Das Gericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz her, ausgelegt im Licht des europäischen Rechts. Im Hintergrund steht das „Stechuhr-Urteil" des Europäischen Gerichtshofs von 2019, das die EU-Staaten verpflichtet hat, ein „objektives, verlässliches und zugängliches" Erfassungssystem vorzuschreiben.

Kurz: Es geht um Arbeitsschutz. Der Gesetzgeber will Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfbar machen, nicht die Bezahlung regeln.

Was heißt das praktisch?

Erfasst werden muss: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, inklusive Überstunden. Pausen gehören dazu, sonst lassen sich Ruhezeiten nicht nachvollziehen.
Die Form ist frei. Papier, Excel, App oder Software, alles erlaubt. Das Gesetz schreibt heute keine Technik vor, das System muss nur objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Du darfst die Aufzeichnung delegieren. Deine Mitarbeiter dürfen ihre Zeiten selbst eintragen. Die Verantwortung, dass es passiert, bleibt trotzdem bei dir.
Es gibt keine Schonfrist. Weil die Pflicht zum Arbeitsschutz gehört, gilt sie sofort. Nicht „ab 2026", sondern jetzt.

Daneben gibt es ältere Aufzeichnungspflichten, die unverändert weiterlaufen: Nach § 16 Arbeitszeitgesetz musst du jede Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich sowie Sonn- und Feiertagsarbeit festhalten. Nach § 17 Mindestlohngesetz gilt eine strenge Dokumentationspflicht für Minijobber und für ganze Branchen: Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung und weitere. Diese Unterlagen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf.

Wen betrifft die Pflicht?

Alle. Vom Startup mit drei Leuten bis zum Konzern, jeder Arbeitgeber ist dabei, jeder Arbeitnehmer auch. Der Arbeitsort spielt keine Rolle: Büro, Homeoffice, mobiles Arbeiten, Außendienst, Baustelle. Eine Ausnahme für Remote-Arbeit gibt es nicht.

Echte Ausnahmen kennt § 18 Arbeitszeitgesetz, etwa für leitende Angestellte oder Chefärzte. Hier wird es allerdings knifflig: Ob diese Ausnahmen auch für die neue, aus dem Arbeitsschutz abgeleitete Erfassungspflicht greifen, ist juristisch nicht abschließend geklärt. Das Bundesarbeitsgericht stützt die Pflicht ausdrücklich aufs Arbeitsschutzgesetz und hält die Ausnahmen des Arbeitszeitgesetzes für nicht einschlägig. Im Zweifel gilt: auch leitende Angestellte lieber erfassen.

Gibt es einen Betriebsrat, hat er beim „Ob" nichts mitzureden, die Pflicht steht ja im Gesetz. Beim „Wie" dagegen hat er volles Mitbestimmungsrecht: Systemauswahl, Datenfelder, Auswertung, Zugriffsrechte. Wer ein System einführt, holt den Betriebsrat also besser früh mit ins Boot.

Was passiert, wenn du nichts tust?

Die ehrliche Antwort ist differenziert. Ein Verstoß gegen die reine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ist heute nicht direkt mit einem Bußgeld belegt. Entwarnung ist das aber keine.

Denn die Aufsichtsbehörde kann die Einführung eines Erfassungssystems anordnen, und diese Anordnung ist durchsetzbar. Das Verwaltungsgericht Hamburg hat das im August 2024 bestätigt (15 K 964/24). Im Fall ging es um einen Händler mit Vertrauensarbeitszeit auf Führungsebene, gegen den ein anonymer Hinweis eingegangen war. Das Gericht war deutlich: Vertrauensarbeitszeit ohne jede Aufzeichnung genügt der Pflicht nicht. Missachtest du dann die behördliche Anordnung, wird ein Bußgeld fällig.

Und die klassischen Verstöße sind ohnehin teuer:

Grundlage	Auslöser	Höhe
§ 22 Arbeitszeitgesetz	Höchstarbeitszeit, Ruhezeit, Pausen missachtet	bis 30.000 €
§ 23 Arbeitszeitgesetz	vorsätzliche Gesundheitsgefährdung, beharrliche Wiederholung	Freiheits- oder Geldstrafe
§ 21 Mindestlohngesetz	Aufzeichnungsverstoß	bis 30.000 € (bei Mindestlohnverstoß bis 500.000 €)

Kontrolliert wird von zwei Seiten: die Arbeitsschutz- und Gewerbeaufsichtsämter fürs Arbeitszeitgesetz, der Zoll für den Mindestlohn. Bei systematischen Verstößen kommt schnell eine fünf- bis sechsstellige Summe zusammen.

Ein Hinweis, den viele übersehen: Bevor du eine lückenlose Erfassung einführst, prüf deine Arbeitszeiten. Wer bisher regelmäßig Ruhezeiten reißt, dokumentiert diese Verstöße mit dem neuen System plötzlich sauber selbst. Erst die Prozesse aufräumen, dann messen.

Zwei Irrtümer, die sich hartnäckig halten

„Jetzt kann jeder Mitarbeiter Überstunden einklagen." Nein. Das Zeiterfassungsrecht ändert nichts an der Beweislast im Überstundenprozess (BAG, 5 AZR 359/21). Es gibt keine Beweislastumkehr. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss weiterhin beweisen, dass er sie geleistet hat und dass der Arbeitgeber sie angeordnet oder geduldet hat. Praktisch hilft eine saubere Erfassung dem Mitarbeiter zwar bei dieser Darlegung. Umgekehrt schützt sie aber auch dich, weil du haltlose Forderungen leichter widerlegst.

„Vertrauensarbeitszeit ist tot." Auch nicht. Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt. Nur eben nicht mehr ohne Dokumentation. Du darfst deinen Leuten weiter freie Hand bei der Einteilung lassen, musst aber erkennen können, wenn jemand die Höchstarbeitszeit reißt oder die Ruhezeit unterschreitet. Stichproben oder automatische Warnungen lösen das.

Was mit der Reform kommen soll

Jetzt zum Teil, der noch Zukunftsmusik ist. Im Juni 2026 wurde ein neuer Referentenentwurf aus dem Arbeitsministerium bekannt. Wichtig vorweg: Das ist kein geltendes Recht. Das Ministerium selbst stuft ihn als interne Arbeitsfassung ein, ein Kabinettsbeschluss steht aus, und im Koalitionsausschuss Anfang Juli 2026 wurde das Thema ausgeklammert. Realistisch tritt frühestens Ende 2026 etwas in Kraft, viele rechnen mit 2027. Ein früherer Entwurf von 2023 ist komplett gescheitert.

Was drinsteht, ist trotzdem einen Blick wert, denn die Richtung ist absehbar:

Elektronisch soll zur Regel werden. Papier und Excel reichen dann nicht mehr überall.
Für die Umstellung gibt es gestaffelte Übergangsfristen:

Betriebsgröße	Frist für die elektronische Erfassung
alle Betriebe	1 Jahr
unter 250 Beschäftigte	2 Jahre
unter 50 Beschäftigte	5 Jahre
Kleinstbetriebe bis 10 + Privathaushalte	dauerhaft ausgenommen

Bußgelder bis 30.000 € auch für Aufzeichnungsverstöße. (Am Rande: Die kursierende Zahl „50.000 €" deckt der Entwurfstext nicht.)
Eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit, aber nur per Tarifvertrag. Genau daran entzündet sich der Streit.

Denn der Entwurf verärgert beide Lager. Die Arbeitgeberverbände laufen Sturm gegen den Tarifvorbehalt und die Bürokratie; die BDA fordert, den Entwurf „zurückzuziehen und völlig zu überarbeiten". Die Gewerkschaften lehnen die Flexibilisierung der Höchstarbeitszeit ab. Und selbst innerhalb der Koalition sind sich SPD-Ministerium und Union uneins. Kurz: Bis daraus ein Gesetz wird, kann sich noch viel ändern. Oder es scheitert wieder.

Der Mythen-Check auf einen Blick

„Zeiterfassung ist erst Pflicht, wenn das Gesetz kommt." Falsch. Sie gilt seit September 2022.
„Es muss elektronisch sein." Heute falsch. Papier und Excel genügen noch. Erst der Entwurf will das ändern.
„Die Beweislast bei Überstunden dreht sich um." Falsch. Die bleibt beim Arbeitnehmer.
„Vertrauensarbeitszeit ist abgeschafft." Falsch. Sie bleibt, braucht aber Dokumentation.
„Der 12-Stunden-Tag kommt für alle." Zukunftsmusik. Im Entwurf nur für tarifgebundene Betriebe.

Kurz zum Datenschutz

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, also gilt die DSGVO. Die gute Nachricht: Weil eine gesetzliche Pflicht dahintersteht, brauchst du in der Regel keine gesonderte Einwilligung deiner Mitarbeiter. Wichtig sind Zweckbindung, Datensparsamkeit und eine begrenzte Speicherdauer. Die Daten dienen dem Arbeitsschutz, nicht der Leistungskontrolle. Vorsicht bei Biometrie: Fingerabdruck oder Gesichtserkennung fallen unter besonders geschützte Daten und sind nur mit ausdrücklicher, freiwilliger Einwilligung zulässig. Eine PIN oder Karte ist meist der einfachere Weg.

Was du jetzt tun solltest

Ein System vorhalten, heute schon. Es muss Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden festhalten. Die Form steht dir frei.
Erst die Arbeitszeiten prüfen, dann lückenlos erfassen, damit du nicht ungewollt eigene Verstöße dokumentierst.
Zukunftssicher wählen. Ein System, das elektronisch arbeitet, DSGVO-konform ist und bei drohender Überschreitung von Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit warnt, deckt die heutige Pflicht ab und den absehbaren Entwurf gleich mit.
Den Betriebsrat früh einbinden, wenn es einen gibt.
Übergangsfristen als Planungszeit begreifen, nicht als Aufschub.

Genau an Punkt drei setzt SpikeTime an. Die Zeiterfassung läuft elektronisch, die Daten liegen auf EU-Servern, und du siehst Beginn, Ende, Dauer und Pausen sauber je Mitarbeiter, im Büro, im Homeoffice und unterwegs. Damit hast du die gesetzliche Erfassungspflicht abgedeckt und bist auf die kommenden Vorgaben vorbereitet.

Dieser Beitrag gibt den Stand von Juli 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Bewertung deines konkreten Falls wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.