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Projektzeiterfassung: Stunden pro Projekt, online und in der App
Stunden pro Projekt erfassen, Budgets überwachen, am Monatsende automatisch in die Rechnung. SpikeTime läuft im Browser und auf iOS und Android.
Projektzeiterfassung
Intuitive Zeiterfassung für Projekte, die einfach funktioniert. Anpassbar für alle Branchen. Auf allen Geräten, ohne zusätzliche Hardware.
Projektcontrolling
Jederzeit wissen wo das Projekt steht. Umfangreiche Projektberichte und Analysen für schnelle Insights.
Kunden- und Projektverwaltung
Verwaltung von Kunden und Projekten mit Leichtigkeit und alles in einer übersichtlichen Oberfläche.
Rechnungsstellung
Rechnungserstellung für abgeschlossene Projekte in unter einer Minute. Viele Rechnungsvorlagen, erweiterbar mit eigenem Briefpapier.
Projektzeiten erfassen, auswerten, abrechnen
Mit SpikeTime erfasst dein Team Projektzeiten direkt am Arbeitsplatz oder unterwegs. Die Stunden landen automatisch im richtigen Projekt, lassen sich für Reports auswerten und gehen am Monatsende in die Rechnung. Manuelle Übertragung zwischen Tools entfällt.
Was ist Projektzeiterfassung – und warum lohnt sich der Aufwand?
Projektzeiterfassung bedeutet, die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters einem bestimmten Projekt zuzuordnen. Klingt nach Bürokratie, ist aber die Grundlage für vernünftige Kostenkontrolle: Du siehst, wie viel Zeit wirklich in welche Projekte fließt.
Damit kontrollierst du Projektkosten, erkennst rechtzeitig, wenn ein Projekt aus dem Budget läuft, und planst die nächsten Projekte realistischer. In den meisten Teams stellen sich nach drei Monaten Erfassung erste Überraschungen ein: das Projekt, von dem alle dachten es laufe rentabel, frisst die Margen. Oder der Aufwand für interne Abstimmungen ist doppelt so hoch wie geschätzt.
SpikeTime ordnet jede Buchung dem richtigen Projekt zu, hält Stundensätze pro Kunde, Projekt oder Leistung vor und liefert dir am Monatsende die Daten als Tabelle, Diagramm oder fertige Rechnung.
Wofür unsere Kunden SpikeTime nutzen
Drei typische Anwendungsfälle:
- Stundensatz-Abrechnung pro Kunde. Du legst pro Kunde, Projekt oder Tätigkeit einen Stundensatz fest. Mitarbeiter buchen ihre Zeit, der Satz wird automatisch zugeordnet. Am Monatsende läuft die Rechnungserstellung über einen Filter: verrechenbare Stunden des Kunden im Zeitraum, fertig.
- Projektbudget überwachen. Pro Projekt hinterlegst du ein Budget in Stunden oder Euro. Auf der Übersicht siehst du den Verbrauch in Prozent. Ab 80% färbt sich die Zeile gelb, ab 100% rot.
- Stundenkonto pro Mitarbeiter. Sollstunden hinterlegt, Feiertage und Urlaub fließen ein, Plus- und Minusstunden saldieren sich automatisch. Vorgesetzte sehen das Team-Konto auf einer Seite.
Erfassen, sehen, abrechnen
Eingaben werden vorbelegt: das zuletzt verwendete Projekt, die letzte Leistung, die Verrechenbarkeit aus den Projektdaten. Du tippst die Stunden ein, fertig.
Wer parallel verfügbare Mitarbeiter prüfen muss, schaut in den integrierten Urlaubs- und Abwesenheitskalender. Anträge werden direkt aus der Teamansicht genehmigt.
Seit 2022 ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. SpikeTime erfüllt die Anforderungen, ohne dich mit Pflicht-Formularen aufzuhalten.
Am Monatsende ziehst du die verrechenbaren Stunden per Filter in die Rechnung. Stundensatz, Gruppierung und Layout sind aus den Stammdaten vorbelegt. Spesen und Festpreis-Positionen ergänzt du manuell.
Warum Projektzeiterfassung im Projektmanagement zählt
Wer ein Projekt steuert, will wissen, wie viel davon schon erledigt ist – nicht in geschätzten Tagen, sondern in tatsächlich gebuchten Stunden. Ohne saubere Projektzeiterfassung läufst du Risiko, dass am Ende mehr Aufwand entstanden ist, als der Kunde bezahlt.
Für die Abrechnung gegenüber dem Auftraggeber brauchst du die Stunden ohnehin: detailliert pro Tätigkeit oder zusammengefasst pro Phase. Beide Varianten exportierst du als Excel oder PDF, oder lieferst sie als Leistungsübersicht zur Rechnung mit.
Für die Planung künftiger Projekte ist die historische Auswertung wertvoll. Wenn du weißt, wie viel Stunden ein vergleichbares Projekt im letzten Jahr gebraucht hat, kalkulierst du das nächste realistischer.
Was ein Projektzeiterfassungs-Tool im Alltag leisten muss
Drei Kriterien, die sich in der Praxis bewähren:
- Erfassung in unter 30 Sekunden pro Buchung. Sonst lassen es Mitarbeiter und tragen alles am Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis nach. Stoppuhr, Vorbelegungen und Schnellauswahl machen den Unterschied.
- App für unterwegs. Wer beim Kunden ist oder im Homeoffice arbeitet, muss seine Stunden vom Handy aus buchen können. SpikeTime hat iOS- und Android-Apps mit identischer Funktion.
- Auswertung ohne Excel-Umweg. Filter setzen, Spalten wählen, exportieren. Daten nicht zwischen zwei Tools übertragen müssen.
Online-Projektzeiterfassung in Echtzeit
Wer im Browser eine Stoppuhr startet, sieht sie eine Sekunde später auf dem Handy. Wer am Handy ein Projekt wechselt, sieht das gleiche Bild im Büro auf dem Bildschirm. SpikeTime hält den Stand serverseitig, eine lokale Datenbank zwischen Geräten gibt es nicht.
Vorgesetzte und Controlling sehen die aktuellen Zahlen jederzeit, ohne auf Wochenabschlüsse warten zu müssen. Das ist der eigentliche Wert der Online-Erfassung: nicht „digital statt Papier", sondern „aktueller Stand statt verspätete Reports".
Wir sind ein deutsches Unternehmen und 100% DSGVO-konform. Bei Fragen erreichst du uns direkt, meist innerhalb einer Stunde.
Details zur Projektzeiterfassung
Warum sich mobile Apps für die Projektzeiterfassung lohnen
Mitarbeiter buchen die Stunden direkt am Smartphone oder Tablet, dort wo sie entstehen. Das vermeidet Nachträge aus dem Gedächtnis, die typischerweise ungenau sind.
Vorgesetzte und Projektleitung sehen den Stand in Echtzeit, ohne Excel-Sync. Das vereinfacht die Statusprüfung in laufenden Projekten.
Wie funktioniert die Abrechnung pro Kunde mit unterschiedlichen Stundensätzen?
Du legst pro Kunde, Projekt oder Tätigkeit den Stundensatz fest, etwa 95 €/h für Entwicklung und 130 €/h für Beratung. Mitarbeiter buchen ihre Zeit, der korrekte Satz wird automatisch zugeordnet.
Am Monatsende filterst du die verrechenbaren Stunden des Kunden im Zeitraum. SpikeTime übernimmt sie in die Rechnung, gruppiert sie nach deinen Vorgaben und summiert pro Position. Spesen und Auslagen ergänzt du manuell.
Mobile Erfassung funktioniert genauso wie im Browser: Anfang und Ende eines Termins direkt beim Kunden buchen, vor dem Wochenende sind keine Nachträge mehr nötig.
Wie hilft die Projektzeiterfassung beim Planen künftiger Projekte?
Die erfassten Stunden sind die ehrlichste Datenbasis für die nächste Kalkulation. Wenn ein vergleichbares Projekt im letzten Jahr 180 Stunden gebraucht hat, kannst du das nächste damit schätzen, statt aus dem Bauch heraus.
Im Reporting wertest du historische Projekte nach Kunde, Phase oder Leistung aus. Die archivierten Projekte stehen weiter für Auswertungen zur Verfügung, in der Erfassung tauchen sie nicht mehr auf.
Hast du weitere Fragen?