Kunden- und Projektverwaltung

Übersichtliches Projektmanagement mit aktuellem Budgetverbrauch und detailliertem Projektbericht. Definition von Stundensätzen zur korrekten Abrechnung.

Kunden- und Projektübersicht

Die Kunden und Projektübersicht stellt auf einer Seite alle Kunden und Projekte mit dem aktuellen Budgetverbrauch und den hinterlegten Stundensätzen dar. Ein großer Kundenstamm mit vielen Projekten bleibt mit Hilfe der Suchfunktion beherrschbar.

Das Kunden- und Projektarchiv wird genutzt um abgeschlossene Projekte zu verwalten und die Eingabe übersichtlich zu halten. Den Mitarbeitern werden nur aktive Projekte zur Auswahl gestellt. Zur Auswertung auf den Seiten Berichte oder Liste, können die archivierten Projekte weiterhin ausgewählt werden.

Mit einem Klick kann zum detaillierten Projektbericht gewechselt werden. Dort sehen Administratoren und Manager auf einen Blick die wichtigsten Projektkennzahlen.

Kunden und Projekte in der Übersicht

Stammdaten und Projektleistungen

Bei der Bearbeitung und Neuanlagen von Kunden kann unter anderem die Adresse erfasst werden, welche dann automatisch bei der Rechnungserstellung verwendet wird.

Für Projekte wird zunächst festgelegt ob das Projekt verrechenbar ist, das heißt ob ein Stundensatz dahinter steht der an den Kunden verrechnet wird oder ob es sich um ein internes Projekt handelt. Weiterhin kann ein Projektbudget in Euro oder Stunden vergeben werden.

Mit Hilfe der Projektleistungen kann der Stundensatz für das Projekt verfeinert werden. Im Tab Berechtigungen kann das Projektteam zusammengestellt werden.

Stammdaten und Projektleistungen erfassen und bearbeiten

Leistungen und Kategorien

Die Seite Leistungsübersicht zeigt die global verfügbaren Leistungen. Analog zu Kunden und Projekten können diese archiviert werden und die Navigation wird mit Hilfe einer Suchfunktion erleichtert.

Globale Leistungen können mit einem Stundensatz versehen werden, welcher bei der Auswahl in der Zeiterfassung gelten soll. Typische Leistungen sind beispielsweise Projektdurchführung und Wartung bzw. Gewährleistung. Hierfür werden üblicherweise unterschiedliche Stundensätze verrechnet.

Eine weitere Möglichkeit um die Erfassung von Arbeitszeiten zu erleichtern sind Kategorien. Diese farbigen Kennzeichnungen können auf der Übersichtsseite angelegt und in der Zeiterfassung dann ausgewählt werden. Diese werden normalerweise für wiederkehrende Tätigkeiten verwendet.

Leistunden und Kategorien verfeinern die Zeiterfassung

Details zur Kunden- und Projektverwaltung

Nach der Anlage eines Kunden können Projekte zu dem Kunden hinzugefügt werden. Die erstellten Projekte stehen dann für die Zuordnung in der Zeiterfassung zur Verfügung.

Die Mitarbeiter können auf die Projekte einzeln berechtigt werden. Dabei kann je Projekt festgelegt werden, ob der Mitarbeiter nur seine eigenen Arbeitszeiten, oder auch die der anderen Projektmitglieder sehen kann.

Für die Mitarbeiter kann außerdem festgelegt werden, ob sie nur mit den vom Administrator angelegten Projekten arbeiten dürfen, oder ob sie weitere Projekte anlegen können.

Für jedes Projekt kann ein Budget hinterlegt werden. Hierbei kann bestimmt werden, ob das Budget in Stunden oder in der eingestellten Währung festgelegt werden soll.

Bei Vergabe eines Budgets in Stunden werden alle Stunden aus der Zeiterfassung der Mitarbeiter automatisch summiert und für die Bestimmung der Budgeteinhaltung verwendet.

Wird ein Geld-Budget verwendet, dann zählen die aus den Stundensätzen errechneten Werte für die Bestimmung der Ist-Werte.

Wird ein Projekt abgeschlossen, dann kann dieses archiviert werden. Damit bleiben sämtliche Daten aus der Zeiterfassung für dieses Projekt erhalten, es erscheint aber nicht mehr bei der Auswahl.

Damit bleibt die Erfassung der Arbeitszeit immer übersichtlich und einfach.

Leistungen können einerseits für den gesamten Account und andererseits für einzelne Projekte definiert werden. Diese dienen zur Kategorisierung der Arbeitszeiteinträge und außerdem zur Bestimmung des korrekten Stundensatzes.

Der Stundensatz kann auf verschiedenen Ebenen (Kunde, Projekt, Leistung, Projektleistung) festgelegt werden - damit werden die Umsätze automatisch errechnet und auch die Rechnungsstellung stark vereinfacht und beschleunigt

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