Die Zeiterfassung mit SpikeTime funktioniert einerseits als Direkteingabe, als auch mit der integrierten Stoppuhr.
Zeiterfassung aufrufen
Die Zeiterfassung wird über das Menü durch einen Klick auf “Zeiten” aufgerufen.
Das Datum einstellen
Über der Zeiterfassung wird immer die aktuelle Woche angezeigt. Der Start der Woche kann dafür von Administratoren in den Einstellungen angepasst werden. Über die beiden Pfeile rechts und links der aktuellen Woche kann jeweils eine Woche vor bzw. zurück gesprungen werden.
Für die Navigation zu weit entfernten Daten kann der Kalender verwendet werden. Dazu das Kalendericon anklicken und direkt einen Tag auswählen zu dem gesprungen werden soll.
Tage, für die bereits Zeiten erfasst wurden, werden mit einer kleinen grünen Ecke gekennzeichnet.
Ansicht der Zeiterfassung
Die aktuell gewählte Woche kann entweder tageweise oder komplett angezeigt werden. Um die ganze Woche anzuzeigen kann die Checkbox “ganze Woche anzeigen” aktiviert werden. Diese Einstellung bleibt gespeichert.
In der Wochenansicht werden automatisch alle Tage, für die bereits Zeiten erfasst wurden ausgeklappt und der jeweils aktuelle Tag grün markiert.
Eine Zeit erfassen
Im Zeiterfassungsformular gibt es zwei einfache Möglichkeiten Arbeitszeit einzutragen – einfach als Dauer oder als Zeit von – bis.
Bei der Eingabe einer Dauer kann entweder die Dauer direkt als Zeit, also 2:00 für 2 Stunden oder auch als Dezimalzeit (Industriezeit) eingeben werden. Dadurch wird bspw. aus 1,25 => 1 Stunde und 15 Minuten.
Ein Wechsel zwischen Duaer und Zeit von – bis ist jederzeit über den kleinen blauen Knopf möglich. Administratoren können die Zeiteingabevarianten für das gesamte Team auf eine der beiden Zeiteingabevarianten beschränken.
Projekt und Stundensatz wählen
Projekte und Stundensätze werden einfach über eine Auswahlliste festgelegt. Bei einer umfangreichen Projektliste kann auch direkt nach dem Projekt gesucht werden. Zur schnelleren Eingabe wird das zuletzt verwendete Projekt automatisch vorausgewählt.
Kategorien vergeben
Zeiteinträge können einfach kategorisiert werden. Das ist zum Beispiel sehr praktisch für ähnliche Aufgaben. Bereits vorhandene Kategorien werden dabei direkt als Auswahl angeboten um Schreibfehler zu vermeiden und die spätere Auswertung zu vereinfachen. Ansonsten kann in dieses Feld jeder beliebige Text als Kategorie übernommen werden. Administratoren haben außerdem die Möglichkeit Kategorien zu definieren die verwendet werden dürfen.
Die Stoppuhr
Die SpikeTime-Stoppuhr wird über den Knopf “Stoppuhr starten” gestartet.
Eine laufende Stoppuhr wird immer oberhalb der bereits erfassten Zeiten, im Titel der Seite und im Seitenkopf angezeigt.
Die Bearbeitung der Stoppuhr, also die Einstellung des Projekts, des Stundensatz und der Beschreibung funktioniert exakt gleich wie die Bearbeitung eines neuen Zeiteintrags.
Hinweise zur Stoppuhr
- Die Stoppuhr läuft auf dem SpikeTime-Server. Das Browserfenster kann also jederzeit geschlossen werden – die Zeit läuft trotzdem weiter.
- Jede Änderung, also die Auswahl eines anderen Projektes, die Auswahl eines anderen Stundensatzes oder das Bearbeiten der Beschreibung wird sofort gespeichert
An jedem bereits gespeicherten Zeiteintrag gibt es den kleinen Knopf “Stoppuhr”. Damit kann der Zeiteintrag weiter gestoppt werden. Je nachdem wie die Zeit erfasst wird gibt es hierbei zwei Möglichkeiten
- Die Zeit wurde als Dauer erfasst => Die Zeit am Eintrag wird direkt weiter gezählt
- Die Zeit wurde als Von – Bis Zeit erfasst => Es wird ein neuer Eintrag mit der aktuellen Zeit als Startzeit erstellt