Die Vorteile der digitalen online Zeiterfassung

  • 07.03.2021

Die Zeit der traditionellen Stechuhren ist vorbei. Es ist nicht mehr nötig, dass die Mitarbeiter:innen zu Beginn und am Ende ihrer Schicht in einer langen Schlange stehen, um einen Zettel zu stempeln – an der richtigen Stelle und zur richtigen Zeit.

Bei all den Fortschritten in der Technologie, die die alltäglichen Prozesse sowohl im Alltag als auch im Geschäftsleben rationalisieren, warum sollten Sie nicht einige dieser Fortschritte nutzen, um auch den Aspekt der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen zu verbessern?

Unternehmen aller Größenordnungen haben begonnen, webbasierte Zeiterfassung einzusetzen, um die Zeiterfassung und Anwesenheit der Mitarbeiter effizienter zu gestalten.

Doch zunächst einmal: Was genau ist eine digitale Arbeitszeiterfassung?

Es handelt sich um eine Cloud-basierte Arbeitszeit-App, die es Ihren Mitarbeiter:innen ermöglicht, sich bei Jobs oder Projekten ein- oder auszustempeln. Die Benutzer:innen können über elektronische Geräte wie Smartphones oder einen PC am Arbeitsplatz oder im Home-Office auf die Zeiterfassung zugreifen.

Anhand neuer Zeiterfassungsmethoden und entsprechender Software kann man viel mehr tun, als nur die Zeit zu erfassen. Deutsche verlieren während der Arbeit zu viel Zeit dadurch, dass sie Arbeit doppelt machen. Aber auch andere Faktoren sorgen dafür, dass Mitarbeitende viel Zeit unnötig liegen lassen.

Im Folgenden listen wir Ihnen einige der weiteren Vorteile auf.

Eliminierung von Zeitfressern

Es ist unbestreitbar, dass Zeit Geld ist.

Ganz gleich, welche Art von Unternehmen Sie haben, es ist anfällig für Zeitdiebstahl.

Manche Arbeitgeber behaupten, dass ihre Mitarbeiter niemals über ihre Anwesenheit lügen oder Zeit „stehlen“ würden. Aber ob absichtlich oder unabsichtlich, es kann – und wird – Ihrem Unternehmen passieren, wenn Sie nicht die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Auch wenn ein paar Minuten hier und da kein Grund zur Sorge zu sein scheinen, summiert sich die falsch gemeldete Zeit der Mitarbeiter:innen rasant zu einem beträchtlichen Verlust für Ihr Unternehmen und Ihr Endergebnis.

Es geht bei diesem Punkt nicht um die Überwachung von Mitarbeiter:innen. Vielmehr geht es darum, den Mitarbeitenden zu spiegeln, wie viel Zeit sie im Alltag verlieren. Oft ist das den betroffenen Personen nicht einmal bewusst. Dieser Umstand betrifft nicht nur Mitarbeiter:innen eines Unternehmens, sondern auch die Führungsebene.

Einige typische Beispiele für „Zeitdiebstahl" sind:

  • Verlängerte Pausen
  • Frühzeitige Ankunft/Abreise
  • Unerlaubte Überstunden
  • Übermäßige persönliche Zeit
  • Zeit, die aus persönlichen Gründen im Internet verbracht wird
  • Schlafen während der Arbeit

Ständige Erreichbarkeit

Die Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter werden sicher in der Cloud gespeichert und sind von jedem Gerät mit Internetverbindung abrufbar, unabhängig von Standort und Tageszeit. Wählen Sie die passende Hardware-Lösung aus einer Vielzahl von Möglichkeiten, ob Desktop, Smartphone oder Tablet. Sie können mehrere Geräte verwenden und kombinieren, die am besten zu Ihrem Arbeitsstil und Ihren geschäftlichen Anforderungen passen. Sie können sogar zwischen festen Standorten und mobilen Geräten wechseln, wenn Sie unterwegs sind, denn die Daten werden automatisch synchronisiert.

Projektmanagement und Terminplanung

Projekt-, Personal- und Gerätemanagement in Echtzeit – all das ist mit digitaler Zeiterfassung möglich. Analysieren Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie Anwesenheit, Arbeitsstunden sowie ungeplante und geplante Abwesenheiten in einem System nachsehen. Erstellen und pflegen Sie Zeitpläne auf der Grundlage von Personal- und Anlagendaten aus laufenden und vergangenen Projekten.

All diese Informationen können an einem Ort zusammengestellt werden, um zu zeigen, wie effektiv und effizient Ihr Unternehmen die Zeit, das Material und andere Ressourcen der Mitarbeiter nutzt. Anschließend können Sie bei Bedarf Verbesserungen vornehmen, um die Produktivität und Effizienz künftiger Aufgaben und Projekte zu steigern.

Datensicherheit

Sie brauchen sich keine Sorgen mehr zu machen, dass Ihre Zeiterfassungsdaten aufgrund von Stromausfällen oder Serverabstürzen verloren gehen. Die webbasierte Zeiterfassung ist cloudbasiert und beugt Abstürzen und Datenverlusten vor, indem sie nachts Sicherungskopien der Server erstellt. Die cloudbasierte Zeiterfassung sammelt wichtige Daten, die auch zur Bewertung der Leistung von Mitarbeitern und Unternehmen genutzt werden können.

Steigerung der Produktivität

Online Zeiterfassung rationalisiert alles, was mit dem normalerweise zeitaufwendigen Prozess der Zeiterfassung von Mitarbeiter:innen zu tun hat.

Jetzt können diese Aufgaben in wenigen Sekunden erledigt werden. Alle eingegebenen Daten werden in einem automatisierten System gespeichert. Die Mitarbeiter:innen können in ihrer tatsächlichen Zeit am Arbeitsplatz produktiver sein. Sie können sich auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit damit zu verschwenden, in der Schlange zu stehen, eine Karte zu lochen, einen Vorgesetzten zu suchen, um einen Fehler zu korrigieren, und andere übliche Probleme bei der Zeiterfassung zu lösen.

Auch das Management kann seine Zeit produktiver nutzen, da es nicht mehr mühsam Zeile für Zeile die Stempelkarten der einzelnen Mitarbeiter durchgehen muss. Alles ist bereits korrekt und in das System eingegeben. Das Management muss auch nicht mehr Mitarbeiter:innen mit falschen Daten ausfindig machen, sich mit den Mitarbeitenden darüber streiten, ob die Uhr richtig geht, oder Zeit damit verbringen, ihre Eingaben doppelt und dreifach zu überprüfen.

Schnellerer Return on Investment (ROI)

Eine webbasierte Stechuhr kann sich durch eine höhere Mitarbeiterproduktivität, ein effektiveres Kostenmanagement und Zeitersparnis direkt bezahlt machen. Die Mitarbeiter:innen können produktiver sein, weil sie sicher sein können, dass ihre Zeit genau erfasst und korrekt vergütet wird. Auch das Management kann produktiver arbeiten, da es weniger Stress mit der korrekten Zeiterfassung hat.

Effizientere Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Unternehmen profitieren von einer effizienteren Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Zeitautomatisierungssysteme. Der Bedarf an Zeiterfassungsbögen oder Zeitkarten auf Papier kann eliminiert werden, was Zeit für das Ausfüllen und Geld für das Material spart. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Geschäftsleitung können sich darauf verlassen, dass menschliche Fehler ausgeschlossen sind und alle Zeiten mit nahezu perfekter Genauigkeit erfasst wurden. Die meisten Mitarbeiter sind darüber besorgt, weil es sich auf ihre Gehaltsabrechnung auswirkt, aber auch, weil es Überstunden, Krankheitszeiten, Urlaubszeiten und andere Leistungen beeinflusst. Alle erfassten Informationen werden in Ihre interne Lohnbuchhaltung integriert oder können sogar an einen Lohnbuchhaltungsdienstleister weitergeleitet werden, wenn Sie einen solchen nutzen.

Sofortige Berichtserstellung

Da alle Informationen automatisch eingegeben werden, kann auch das Management sofort darauf zugreifen. Berichte können schnell und einfach in Echtzeit erstellt werden, ohne langwierige Prozesse oder die Beteiligung mehrerer Abteilungen.

Verbesserung der Projektplanung – Fristen einhalten

Stellen Sie fest, dass sich Projekte und Meilensteine regelmäßig überschneiden? Das ist ein großes Problem, denn es kann sich auf die Kundenbeziehungen auswirken.

Bevor Sie Ihr Team auffordern, schneller zu arbeiten, ist es vielleicht an der Zeit, einen Blick auf Ihre Projektzeitrahmen und -pläne zu werfen. Sind Sie zu ehrgeizig mit Ihrem Zeitplan?

Ihre online Arbeitszeiterfassung zeigt Ihnen, wie viele Stunden jede Aufgabe eines Auftrags in Anspruch nimmt. Wenn Sie bei bestimmten Projekttypen/Phasen gleichbleibende Muster erkennen, müssen Sie Ihren Zeitplan vielleicht an einen realistischeren Zeitrahmen anpassen. Stolpersteine eliminieren

Bei der Durchführung eines Produktivitätsaudits als Teil Ihrer Strategie zur kontinuierlichen Verbesserung können Sie unter anderem nach Bereichen und Aufgaben suchen, die im Verhältnis zu jedem Projekt mehr Zeit in Anspruch zu nehmen scheinen. Wenn jedes Mitglied Ihres Teams mit dem Zeitrahmen für bestimmte Aufgaben zu kämpfen hat, könnte dies ein Hinweis auf einen Prozess sein, der angepasst werden muss.

Moral steigern

Mitarbeiter sind in der Regel gerne bereit, zusätzliche Zeit und Mühe in ihre Arbeit zu investieren, wenn diese Zeit und Energie in einer Form anerkannt und vergütet werden.

Mit einer digitalen Zeiterfassung können Arbeitgeber genau und schnell die Mitarbeiter überwachen, die mehr als die vorgeschriebene Arbeit leisten. Dies ermöglicht es dem Arbeitgeber, seine Mitarbeiter entsprechend zu würdigen und zu belohnen. Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt und anerkannt fühlen, sind zufriedener bei der Arbeit. Glückliche Mitarbeiter:innen sind produktivere Mitarbeiter:innen.

Die Mitarbeitenden sind auch zufriedener bei der Arbeit, wenn sie sich sicher sein können, dass ihre zusätzliche Zeit nicht ausgenutzt oder übersehen wird. Sie erwarten, dass ihre Zeit fair vergütet wird, und das sollten sie auch.

Keine Installation notwendig

Die Software wird über das Internet bereitgestellt, wodurch die Installation und Einrichtung beim Kunden vollständig entfällt. Nach der ersten Anmeldung können die Benutzer in wenigen Minuten loslegen.

Einschätzung der Teamleistung

Wenn die jährlichen Leistungsbeurteilungen anstehen, kann es sinnvoll sein, die Diskussion an einer Reihe von Daten zu orientieren. Sie können Zahlen zu einzelnen Mitarbeitern und ihren Leistungen im Vergleich zum Rest des Teams heraussuchen und diese bei der Überprüfung diskutieren.

Auch für die Mitglieder Ihres Teams ist es nützlich zu sehen, wie ihre Leistungen im Vergleich zueinander stehen, und es kann Ihnen helfen, Stärken zu betonen und Schwächen zu verbessern.

Tappen Sie nur nicht in die Falle, sich auf die Zeit als einzigen Faktor für die Leistungsbeurteilung zu verlassen. Sie ist nur ein Faktor von vielen – die Qualität der Arbeit und der Nutzen für die Kunden sind ebenfalls von Bedeutung.

Fazit

Welches Unternehmen kann es sich angesichts dieser wertvollen Vorteile leisten, keine online Zeiterfassungs-Software einzuführen? Es gibt zahllose Optionen, und mit der fortschreitenden Entwicklung der Technologie werden immer mehr davon verfügbar. Sie können eine Lösung finden, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Budget passt. SpikeTime bietet eine gute und effiziente Alternative, gerade für kleine und mittelständische Unternehmen.