3 wichtige Gründe für eine digitale Urlaubsverwaltung

Neuigkeiten und Informationen zur SpikeTime Zeiterfassung

21.11.2022 09:54
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Mit der digitalen Urlaubsplanung sind die Zeiten vorbei, in denen verschiedene Versionen einer Excel-Datei kursieren, der Outlook Kalender immer unübersichtlicher wird oder das Sekretariat ständig seine Arbeit unterbrechen muss, um Auskunft über die noch vorhandenen Resturlaubstage zu geben.

Jetzt können die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge einfach in ein digitales System eingeben und schon geht's los. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass alles korrekt eingegeben wird, sondern es werden auch Überschneidungen bei den Urlaubstagen vermieden. Wenn ein Mitarbeiter die ihm zustehenden Urlaubstage bereits verbraucht hat, wird er automatisch vom System benachrichtigt.

1. Reibungslose Abwicklung

Der offensichtlichste Vorteil der digitalen Bearbeitung von Urlaubsanträgen ist, dass sie einen schnellen und reibungslosen Prozess vom Antrag des Mitarbeiters bis zur Planung und Genehmigung des Urlaubs durch das Büro ermöglicht.

Es müssen nicht mehr zig schriftliche Anträge auf dem Schreibtisch liegen, die Urlaube der Mitarbeiter werden nicht mehr manuell in Übersichtstabellen oder Kalender eingetragen, es wird nicht mehr mit Tabellenkalkulationen jongliert, um die Urlaubsplanung zu verwalten, und die Mitarbeiter müssen nicht mehr einzeln über die Genehmigung oder Ablehnung ihrer Abwesenheit informiert werden.

Jeder Schritt in diesem Prozess wird digital mit nur einem Knopfdruck erledigt.

2. Automatische Berechnung des Urlaubssaldos

Das mühsame Berechnen und Eintragen von Urlaubstagen in eine Excel-Liste gehört der Vergangenheit an. Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt wird, werden diese Tage automatisch vom Urlaubskonto des Mitarbeiters abgezogen und der Saldo wird aktualisiert.

Damit ist sichergestellt, dass die Software in der Überstunden-Berechnung diese Tage korrekt berücksichtigt. Außerdem haben alle Arbeitskollegen jederzeit Zugriff auf diese Informationen. Diese Transparenz wird von den Mitarbeitern besonders geschätzt.

3. Transparenz im Team

Eine große Herausforderung bei der Planung von Abwesenheiten ist die Sicherstellung des Personalbedarfs. Selbst in den vorgesehenen Urlaubszeiten muss immer eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern anwesend sein, um arbeitsfähig zu bleiben.

Daher ist es wichtig, die Urlaube und Abwesenheiten aller Mitarbeiter bestmöglich zu koordinieren, damit keine Engpässe entstehen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass die Mitarbeiter wissen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt abwesend ist.

Dies ermöglicht ihnen eine effektive Urlaubsplanung und erleichtert auch die Vereinbarung von Terminen mit externen Personen, da bestimmte Mitarbeiter bei diesen Treffen anwesend sein müssen. Ein digitales Urlaubsmanagement-System kann dabei helfen, indem es jederzeit einen Überblick über die abwesenden Arbeitskollegen bietet.

Die SpikeTime Urlaubsverwaltung ermöglicht eine effiziente Personalplanung für Vorgesetzte und Mitarbeiter.

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