Wie kann die Zeiterfassung helfen produktiver zu arbeiten?
Wie verbringst du deinen Tag im Büro? Kennst du die Situation am Ende des Tages nach Hause zu gehen und dich zu fragen was du heute eigentlich getan hast? So gut wie jede ToDo Liste ist zu lang um sie an einem Tag abzuarbeiten, weder zu Hause noch im Büro. Die gute Nachricht ist, du bist nicht allein. Die andere gute Nachricht ist, es gibt Wege dieses Problem ein für alle mal aus dem Weg zu räumen!
Analysiere deine Zeiterfassung:
Um möglichst produktiv zu sein, kann es zunächst einmal hilfreich sein festzustellen wohin deine Arbeitszeit fließt. Eine überall verfügbare Zeiterfassung ist ein großartiges Werkzeug dafür. Ob Freiberufler, Mitarbeiter in einem Team oder der CEO eines großen Konzerns, jeder profitiert von einer guten Zeiterfassung. Zeiterfassungssysteme existieren seit vielen Jahren, aber glücklicherweise hat sich die Technologie weiterentwickelt und es ist einfacher als je zuvor mit Tools wie SpikeTime seine Arbeitszeiten regelmäßig zu erfassen.
Du solltest versuchen deine Zeiten mindestens eine Woche regelmäßig zu erfassen, dadurch lassen sich Zeitfresser und Leerlaufzeiten innerhalb einer typischen Arbeitswoche sehr schnell identifizieren. Wenn du deine Zeiten noch nie auf einem solch genauen Level erfasst hast, kann es am Anfang etwas mühsam erscheinen. Aber sobald man sich daran gewöhnt hat, spart man definitiv mehr Zeit als man durch die Zeiterfassung zu verlieren scheint. Versprochen! 🙂
Nachdem du mindestens eine Woche lang regelmäßig deine Zeiten erfasst hast, kannst du damit beginnen deinen typischen Arbeitstag bzw deine typische Arbeitswoche zu analysieren. Stelle dir dabei folgende Fragen:
- Stimmen meine täglichen Aufgaben mit meinen täglichen Pflichten, Zielen und Deadlines überein?
- Welche Aufgaben fühlen sich sehr stressig an?
- Welche wichtigen Aufgaben gehen unter?
- Gibt es Projekte in denen du oft Aufgaben aufschiebst?
- Gibt es Aufgaben welche unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen? (Meetings?)
- Bist du damit zufrieden was du aktuell pro Tag abarbeitest?
- Sind deine Kunden und/oder dein Chef zufrieden mit deinen Leistungen?
Verbessere deinen Arbeitsablauf:
Sobald du herausgefunden hast, wie viel Zeit du mit welchen Aufgaben verbringst und welche Tätigkeiten dich aufhalten, kannst du damit beginnen deinen Arbeitstag zu optimieren. Hier sind einige Vorschläge
- Finde Aufgaben die du automatisieren oder an andere Teammitglieder delegieren kannst.
- Blocke dir Zeit für wichtige Tätigkeiten mit einer Deadline
- Versuche Zeitfresser wie lange Meetings zu vermeiden
- Optimiere deine Reisezeit in dem du versuchst Termine an ähnlichen Orten zeitlich zusammen zu legen
- Plane einige Wochen oder Monate voraus um dir rechtzeitig Zeit frei zu halten.
- Setze dir Erinnerungen in deinem Kalender um rechtzeitig an Deadlines erinnert zu werden
- Ergänze deine Zeiterfassung mit Tools wie Todoist
- Versuche in deinem Büro eine angenehme Arbeitsatmosphäre einzurichten (Temperatur, Lärm, Komfort)
Mit diesen einfachen Schritten gelingt es jedem seinen Arbeitsalltag zu optimieren und damit auch mehr Freizeit zu haben 🙂 Es bietet sich auch an seine Zeiten langfristig zu erfassen um seinen Arbeitsalltag produktiv zu halten.