Vier Abrechnungsmodelle in SpikeTime
Stundenabrechnung, Mitarbeitersätze, Festpreis, gar nicht abrechnen. Welches Modell wo passt, ist von Kunde zu Kunde anders. SpikeTime kennt jetzt alle vier.
Warum vier?
Kunde A rechnet nach Stunden ab. Kunde B will einen Festpreis. Der Support-Vertrag mit Kunde C läuft als monatliche Pauschale. Bisher hieß das oft: zwei Tools, drei Excel-Tabellen und eine handgepflegte Nachkalkulation am Monatsende. Jetzt liegt alles in einem System.
Beim Anlegen eines Projekts wählst du den Typ aus. SpikeTime blendet danach nur die Felder und Berichte ein, die zu dem Modell passen.
Nach Aufwand mit Leistungsstundensätzen
Für Dienstleister mit Leistungskatalog. Im Projekt legst du Leistungen mit Stundensatz an, etwa „Frontend-Entwicklung" zu 120 €/h, „Konzeption" zu 150 €/h, „Testing" zu 95 €/h. Beim Erfassen wählt der Mitarbeiter die Leistung aus, und der Stundensatz hängt automatisch dran.
Passt für Agenturen mit Service-Katalog, für IT-Dienstleister mit Tagessätzen pro Rolle und für Ingenieurbüros, die nach Leistungsphasen abrechnen.
Nach Aufwand mit Mitarbeiterstundensätzen
Hier zählt der Mitarbeiter, nicht die Tätigkeit. Du baust Gruppen wie „Senior Developer" oder „Projektleitung" und gibst pro Projekt einen Stundensatz an. Welcher Mitarbeiter in welcher Gruppe sitzt, kann pro Projekt unterschiedlich sein.
Praktisch, wenn der Kunde nach Qualifikationsstufe zahlt: Projektleitung zu 180 €/h, Senior 150 €/h, Junior 90 €/h. Beim Erfassen muss niemand mehr über Sätze nachdenken, das System weiß, wer gebucht hat, und nimmt den richtigen.
Änderst du den Satz einer Gruppe, gilt er sofort für alle zugeordneten Mitarbeiter. Kein Durchklicken durch jeden Eintrag.
Klassisches Body-Leasing fällt darunter, ebenso qualifikationsbasierte Abrechnung in gemischten Teams.
Festpreis
Das Projekt hat einen festen Preis, egal wie lang der Aufwand wird. Die Zeiterfassung läuft trotzdem weiter, sonst weißt du am Ende nicht, ob du draufgezahlt hast.
Bei einmaligen Festpreisen kannst du Teilzahlungen abbilden. Beispiel: App-Entwicklung für 50.000 €, davon 20.000 € Anzahlung und 30.000 € bei Abnahme. Du legst zwei Festpreis-Einträge an, das System summiert, und im Bericht siehst du, wie viel davon durch interne Kosten schon weg ist.
Für Wartungsverträge und SLAs eignen sich monatliche Pauschalen. Du gibst den Monatsbetrag einmal an, und der Projektbericht rechnet pro Monat aus, was du eingebracht hast und was es dich gekostet hat.
Typisch für App- und Webentwicklung mit fixem Scope sowie für Wartungsverträge mit monatlicher Pauschale.
Keine Abrechnung
Für alles, was nicht beim Kunden landet: Weiterbildung, Team-Meetings, Verwaltung, eigene Produktentwicklung, Akquise. Die Zeiterfassung läuft, du siehst die internen Kosten sauber getrennt von den Kundenprojekten. Auch wenn keine Rechnung rausgeht, ist es die einzige Chance zu wissen, wie viel Zeit dir intern wirklich fehlt.
Budgets: einmalig oder monatlich
Bei aufwandsbasierten Projekten kannst du optional ein Budget hinterlegen, in Stunden oder in Euro. Das hilft dir zu sehen, wie schnell ein Kontingent leerläuft, bevor es leer ist.
Stundenbudgets
Du hast mit dem Kunden 500 Stunden für die Plattform-Weiterentwicklung vereinbart. Ein Stundenbudget zeigt dir laufend, wie viel davon weg ist. Im Projektbericht steht der Fortschritt als Prozent und als Chart.
Du kannst entscheiden, ob alle Stunden zählen oder nur die verrechenbaren. Wenn interne Abstimmungen oder Fehleranalysen nicht aufs Kundenbudget gehen sollen, hakst du das in der Konfiguration an.
Währungsbudgets
Manchmal zählt die Stundenzahl nicht, sondern der Euro-Betrag. 10 Stunden Projektleitung zu 180 €/h verbrauchen anders Budget als 10 Stunden Junior-Entwicklung zu 90 €/h. Ein reines Stundenbudget würde das einebnen, ein Euro-Budget nicht.
Einmalig oder monatlich
Einmalige Budgets gelten für die ganze Projektlaufzeit. Du kannst auch mehrere Einträge anlegen, etwa eine Aufteilung nach Phasen („Konzeption: 80h", „Umsetzung: 300h", „Testing: 120h"). Das System summiert, der Verbrauch läuft gegen die Summe.
Monatliche Budgets sind für laufende Verträge mit regelmäßigem Kontingent. Du legst „75 Stunden pro Monat ab März 2025" an, und der Bericht zeigt dir pro Monat, was rein und was raus ist. Geht's einen Monat drüber, siehst du das sofort und kannst mit dem Kunden über Aufstockung oder Priorisierung reden.
Vertragsänderung mittendrin? Leg einen zweiten Eintrag an, „100 Stunden pro Monat ab Juli 2025". Die Historie bleibt vollständig erhalten, und der Bericht zeigt automatisch das jeweils gültige Budget je Monat.
Projektliste mit Status
In der Projektliste siehst du den aktuellen Stand jedes Projekts. Bei Budget-Projekten zeigt ein Fortschrittsbalken den Verbrauch, bei Festpreis-Projekten steht der vereinbarte Betrag.
Acht Berichte, automatisch passend
SpikeTime schaltet je nach Projekttyp und Budget den passenden Bericht frei. Du musst nichts auswählen, der richtige Bericht ist da, wenn du ihn aufmachst.
Budget Stunden, einmalig
Für Projekte mit einem Gesamtstundenbudget. Der Bericht zeigt:
- erfasste Stunden vs. Gesamtbudget mit Prozent
- noch verfügbare Stunden
- Umsatz aus Stunden mal Stundensatz
- Kosten und Marge, falls Mitarbeiter-Kostensätze hinterlegt sind
Das Zeit-Fortschritt-Chart läuft kumuliert mit. Daran erkennst du, ob das Budget linear oder zu schnell verbraucht wird.
Budget Stunden, monatlich
Für laufende Verträge mit monatlichem Stundenkontingent. Zusätzlich zu den Basis-KPIs:
- Stunden vs. Monatsbudget als Balkendiagramm. Grüne Balken sind unter Budget, rote drüber.
- Differenz pro Monat in absoluten Zahlen. Gut, um Muster zu erkennen, etwa Monate mit regelmäßiger Überschreitung.
- Monatliche Profitabilität, wenn Kostensätze hinterlegt sind.
Budget Währung, einmalig
Für Projekte mit Euro-Budget statt Stundenbudget:
- erfasster Umsatz vs. Gesamtbudget
- noch verfügbares Budget in Euro
- erfasste Stunden als Zusatzinfo
Das Budget-Verbrauch-Chart hat eine horizontale Linie für das Gesamtbudget. Wenn die Kurve sich nähert, wird's Zeit für ein Kundengespräch.
Budget Währung, monatlich
Wie das monatliche Stundenbudget, nur in Euro:
- Umsatz vs. Monatsbudget
- Differenz pro Monat in Euro
Nach Aufwand ohne Budget
Für Time-and-Material-Projekte ohne festes Budget:
- erfasste Stunden gesamt
- Umsatz mit durchschnittlichem Stundensatz
- Kosten und Marge über die Projektlaufzeit
- Aufwand im Zeitverlauf
Ohne Budget gibt es keine Fortschrittsanzeige, dafür einen klaren Blick auf Umsatz und Profitabilität.
Festpreis, einmalig
Der wichtigste Bericht für Festpreis-Projekte. Es geht um eine Frage: Ist das Projekt profitabel?
- vereinbarter Festpreis (Summe aller Festpreis-Einträge)
- erfasste Stunden, also der interne Aufwand
- verbrauchte Kosten: wie viel vom Festpreis ist durch interne Kosten schon weg
- verbleibende Reserve. Das wäre dein Gewinn, wenn das Projekt jetzt zu wäre.
- Prognose: „Budget aufgebraucht bei ca. X weiteren Stunden", basierend auf dem bisherigen Kostensatz
Das Budget-Status-Chart zeigt das Verhältnis Reserve zu verbrauchten Kosten. Wird die Reserve dünn, hat das Projekt entweder mehr Zeit gefressen als geplant, oder die Kostensätze waren zu optimistisch kalkuliert.
Festpreis, monatlich
Für Wartungsverträge und SLAs. Hier geht's um die monatliche Profitabilität:
- monatliche Pauschale, der vereinbarte Betrag
- durchschnittliche Kosten pro Monat aus Stunden und Kostensätzen
- durchschnittliche Marge pro Monat
Im Chart „Monatliche Profitabilität" siehst du pro Monat zwei Balken, einen für die Pauschale und einen für die tatsächlichen Kosten. Grün ist profitabel, rot kostet mehr als es bringt. Saisonale Muster oder problematische Phasen fallen sofort auf.
Keine Abrechnung
Für interne Projekte. Der Bericht zeigt:
- erfasste Stunden gesamt
- interne Kosten auf Basis der Mitarbeiter-Kostensätze
- Aufwand im Zeitverlauf
Die Team-Performance-Tabelle zeigt, wer wie viel Zeit reingesteckt hat.
Was alle Berichte gemeinsam haben
KPI-Kacheln
Oben sitzen die wichtigsten Kennzahlen. Die Kacheln sind farbcodiert: Grün ist im Plan, Gelb heißt aufpassen, Rot heißt es brennt.
Interaktive Charts
Alle Diagramme sind interaktiv: Hover für Details, Klick auf die Legende blendet Datenreihen ein und aus. Auch bei vielen Datenpunkten bleibt das Ganze flüssig.
Team-Performance-Tabelle
Am Ende jedes Berichts steht eine Aufschlüsselung pro Mitarbeiter: wer wie viel erfasst hat, wie viel Umsatz, welche Kosten, welche Marge. Für die Nachkalkulation sehr nützlich, weil du sofort siehst, ob jemand überproportional viel Zeit gebraucht hat oder die Verteilung im Plan war.
Beim Anlegen eines Projekts wählst du den Typ. Den Rest macht SpikeTime: passende Eingabefelder, der zum Modell gehörige Stundensatz, der richtige Bericht. Wer heute noch eine Excel-Mappe für die Nachkalkulation pflegt, kann sie ab dem nächsten Projekt zumachen.