Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung

  • 03.05.2022

Digitale Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung

Die neue Abwesenheitsverwaltung ermöglicht es, Urlaube und andere Abwesenheiten, wie Krankheit, Elternzeit etc. direkt in SpikeTime zu verwalten. Damit ist ein weiterer Baustein zum papierlosen Büro in unsere Software zur Zeiterfassung integriert.

Die Funktionalität ist derzeit noch im Beta-Stadium und wird sukzessive ausgebaut und erweitert, kann aber bereits produktiv genutzt werden. Wir freuen uns über jegliches Feedback zur Funktionalität an mail@spiketime.de oder über die Support-Funktion direkt in der Anwendung.

Die Funktion kann jederzeit bei Bedarf kostenlos aktiviert und genutzt werden.

Aktivierung der Abwesenheitsverwaltung

Derzeit ist die Abwesenheitsverwaltung nicht automatisch aktiv. Die Funktion kann von Account-Administratoren in den Account-Einstellungen aktiviert werden. Dort gibt es den neuen Bereich "Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, ...).

Abwesenheitsverwaltung aktivieren

Sobald die Funktion aktiviert wurde, erscheinen neue Menüpunkte:

  • Abwesenheiten - "Eigene Abwesenheiten"
  • Abwesenheiten - "Übersicht und Anträge"
  • Einstellungen - "Feiertage"

Außerdem erweitert sich die Bearbeitung von Mitarbeitern um einen neuen Reiter "Urlaub und Feiertage". Diese Menüpunkte werden im folgenden genauer beschrieben.

Verwaltung von Feiertagen

Die Verwaltung von Feiertagen wird benötigt, damit die den Mitarbeitern zugewiesenen Urlaubstage korrekt berechnet werden können. Hier ist es auch möglich innerhalb eines Teams verschiedene "Feiertagsgruppen" zu verwenden - bspw. für das Regionalteam "Sachsen" und das Regionalteam "Bayern". Für Administratoren erscheint im Menü der neue Punkt "Feiertage".

Menüpunkt Feiertage

Dort automatisch als Vorlagen hinterlegt sind derzeit die Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz und es gibt die Möglichkeit eigene Feiertagsgruppen hinzuzufügen. Dies ist bspw. sinnvoll, wenn es im Unternehmen eigene "Betriebsfeiertage" gibt, die für die Urlaubsplanung berücksichtigt werden sollen.

Feiertagsgruppen anlegen

Die Feiertage werden in einem Kalender angezeigt und können durch einen Klick auf einen der Tage bearbeitet/ hinzugefügt werden.

Feiertag Monat

Für jeden Feiertag kann entschieden werden, ob sich dieser jährlich wiederholt und ggf. auch ob dieser Feiertag nur als halber Feiertag/ halber Arbeitstag gelten soll. Dies kann zum Beispiel für Unternehmen Sinn ergeben, die ihren Mitarbeitern den 24.12. und den 31.12. jeweils nur als halben Urlaubstag berechnen.

Feiertag bearbeiten

Einstellen der Feiertagsgruppe und Urlaubstage für Benutzer

In der Benutzerverwaltung gibt es bei aktivierter Abwesenheitsverwaltung einen neuen Tab für "Urlaub/ Feiertage". Dort kann für jeden Mitarbeiter festgelegt werden, welche Feiertage für ihn/sie gelten sollen.

Auswahl der Feiertagsgruppe

Bei der Neuanlage von Benutzern wird automatisch die Feiertagsgruppe des aktuell angemeldeten Benutzers übernommen (aber kann selbstverständlich angepasst werden).

Außerdem können hier die Urlaubstage, die dem Benutzer zur Verfügung stehen eingestellt werden.

Urlaubstage je Jahr festlegen

Die eingestellten Urlaubstage gelten jeweils je Kalenderjahr und werden automatisch für die Folgejahre übernommen. Eine Anpassung ist also nur bei Änderungen notwendig.

Mitarbeiteransicht

Für Benutzer mit der Rolle "Mitarbeiter" erscheint nur ein neuer Menüpunkt - "Abwesenheiten".

Menüpunkt Abwesenheiten für Mitarbeiter

Auf dieser Seite werden alle Abwesenheiten, also Urlaube, Feiertage, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten in einem Kalender angezeigt. Außerdem ist in der Übersicht direkt das Urlaubstagekonto des Mitarbeiters ersichtlich.

MItarbeiteransicht Urlaub und Abwesenheiten

Von dieser Seite aus können Urlaube direkt beantragt werden. Dies geht entweder über den Button "Abwesenheit eintragen / beantragen" oder über einen Klick auf den ersten Tag des gewünschten Urlaubs im Kalender.

Bei der Beantragung kann für Mitarbeiter derzeit nur "Urlaub" gewählt werden - weitere Abwesenheitsarten, wie bspw. Überstundenausgleich wird es in einem Folge-Update geben.

Anhand der eingegebenen Daten werden die für den Zeitraum benötigten Urlaubstage unter Abzug von Wochenenden und Feiertagen automatisch berechnet und geprüft, ob genügend Resturlaub für den Zeitraum vorhanden ist.

Beantragung von Urlaub

Sobald ein Antrag gestellt wurde, wird automatisch ein Genehmigungsprozess gestartet. Bis zur Genehmigung oder Ablehnung gilt der Urlaub als "beantragt".

Manager-/ Administratorensicht

Urlaubsanträge und Teamübersicht

Sobald ein Mitarbeiter einn Urlaubsantrag gestellt hat, erhalten die Administratoren und Manager eine Benachrichtigungs-Email und sehen direkt im Menü der Anwendung die Anzahl der noch unbearbeiteten Anträge im Menüpunkt "Übersicht und Anträge".

Hinweis: Die Funktion für die Benachrichtigung kann von den Managern und Administratoren in den Benutzereinstellungen aktiviert werden.

E-Mail Benachrichtigung Urlaub

Hier werden alle offenen Urlaubsanträge tabellarisch dargestellt und können genehmigt (oder abgelehnt) werden. Die Mitarbeiter erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn ein Antrag bearbeitet wurde.

Urlaub genehmigen

Außerdem ist in der Team-Übersicht direkt ersichtlich, welche Team-Mitglieder zu welchen Zeiten ggf. parallel Urlaube beantragt oder bereits genehmigt haben. Ebenso kann die Genehmigung auch direkt über den Kalender der Team-Übersicht stattfinden.

Urlaubskalender des Teams

Sonstige Abwesenheiten (Krankheit etc.)

Über die Seite "Übersicht und Anträge" können Manager und Administratoren außerdem weitere Abwesenheitsarten eintragen.

Krankheiten eintragen

Hierbei haben die genannten Nutzergruppen uneingeschränkte Berechtigungen.

Mitarbeiter-Details

Über den Reiter "Mitarbeiter-Details" können die einzelnen Abwesenheiten der Mitarbeiter in einer Listenform angezeigt werden. Dort sind auch die abgelehnten Urlaubsanträge (die im Kalender nicht mehr angezeigt werden) sichtbar.

Zusammenfassung

Mit der neuen digitalen Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsplanung integrieren wir einen weiteren wichtigen Baustein für das papierlose Büro in unsere Software zur Zeiterfassung. Bei Fragen, Hinweisen oder Featurewünschen freuen wir uns wie immer über eine Nachricht an mail@spiketime.de