Zeiterfassung für Kleinbetriebe - Lohnt sie sich?

  • 02.12.2022

Was kleine Unternehmen über Zeiterfassung wissen sollten - Viele Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer haben ein schlechtes Verhältnis zur Zeiterfassung. Warum das so ist, werden wir im Folgenden erklären.

Zeiterfassung für kleine Unternehmen

Mit der bevorstehenden Einführung der obligatorischen Zeiterfassung im nationalen Recht stehen kleine Unternehmen vor der Herausforderung, die Vorschriften einzuhalten. Dieser Artikel erörtert die Bedeutung und Notwendigkeit einer professionellen Zeiterfassung für kleine Unternehmen.

Wer gilt als Kleinbetrieb

Ein Kleinbetrieb ist ein Unternehmen mit zehn oder weniger Vollzeitbeschäftigten. Wurde ein Unternehmen vor 2004 gegründet, gilt es nach dem Kündigungsschutzgesetz nur dann als Kleinunternehmen, wenn es fünf oder weniger Beschäftigte hat. Ein Unternehmen wird als Kleinstunternehmen bezeichnet, wenn seine Jahresbilanzsumme weniger als zwei Millionen Euro beträgt.

Warum soll ich als kleines Unternehmen eine Zeiterfassung einführen

Ein gut funktionierendes Zeiterfassungssystem ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da ein Mangel an Organisation zu nachteiligen Folgen führen kann. Aufgaben wie die Planung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern, die Erfassung von Überstunden und die Genehmigung von Urlaubstagen können ohne ein automatisiertes System schnell überfordernd werden und das Tagesgeschäft beeinträchtigen. Eine elektronische Zeiterfassung die auf die speziellen Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten ist, kann viel Zeit sparen und dazu beitragen, dass das Unternehmen reibungslos läuft.

Die Pflicht zur Zeiterfassung

Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Dieses Urteil hat bei den Arbeitgebern viele Fragen darüber aufgeworfen, wie sie diese neue Vorschrift einhalten können. Die beste Möglichkeit, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist die Einrichtung eines Zeiterfassungssystems, das Daten wie Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten und die Gesamtarbeitszeit pro Tag erfasst. Dies wird den Arbeitgebern einen reibungslosen Übergang ermöglichen, wenn die Verpflichtung in Kraft tritt.

Was ist ein Zeiterfassungsystem

Ein Zeiterfassungssystem ist eine Möglichkeit, die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters zu dokumentieren. Mit diesem System können Mitarbeiter, die Personalabteilung und die Geschäftsleitung überprüfen, ob ein Mitarbeiter seine Sollstunden erreicht hat und ob ihm ein Überstundenausgleich zusteht. Das Zeiterfassungssystem ermöglicht es auch, das Arbeitszeitgesetz einzuhalten. Alle An- und Abwesenheiten werden im System erfasst und bilden so die Grundlage für die Lohnabrechnung. Die Zeiterfassung kann sowohl analog als auch digital erfolgen.

Welche Systeme kommen für kleine Unternehmen in Frage

Bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems für ein kleines Unternehmen sollten Sie darauf achten, dass es den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Excel

Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten am Computer in Excel-Tabellen eintragen oder per Hand in ausgedruckte Versionen. In kleinen Unternehmen werden häufig noch einfache Stundenzettel verwendet, da es aufgrund der geringen Anzahl von Mitarbeitern einfacher ist, die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Dieses analoge System lässt jedoch Raum für Fehler und Datenmanipulationen. Außerdem wird Zeit für die Archivierung der Tabellen und die Auswertung der Daten benötigt, was kostspielig sein kann.

Stechuhr

Der Vorteil der Stechuhr ist, dass man mit ihr die Arbeitszeiten sehr genau erfassen kann. So haben Sie einen guten Überblick darüber, wie lange jeder Mitarbeiter im Durchschnitt arbeitet. Die Nachteile sind, dass die Mitarbeiter nicht von zu Hause aus stempeln können und dass Sie mehr Stechuhren für mehr Mitarbeiter benötigen. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass es keine Belege gibt, was bedeutet, dass diese Methode der Arbeitszeiterfassung viel schneller ist als z. B. mit manuellen Stundenzetteln oder einer Excel-Tabelle: Sie geben einfach zu Beginn und am Ende Ihrer Schicht eine Karte ab und müssen später keine Quittungen oder andere Belege beifügen.

Online Zeiterfassung

Die Zeiterfassung für Mitarbeiter entwickelt sich weiter. Immer mehr Unternehmen nutzen digitale Software für die Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter, was viele Vorteile mit sich bringt. Diese Systeme sind standortunabhängig, leicht zugänglich und können Überstunden und Fehlzeiten automatisch dokumentieren. Sie lassen sich außerdem an die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen. Außerdem bieten sie maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit, da alle Daten in der Cloud gespeichert werden.

Lohnt sich das denn für mich als Kleinunternehmer wirklich?

Kleine Unternehmen fragen sich oft, ob sich die Investition in ein Arbeitszeiterfassungssystem lohnt. In Wirklichkeit ist ein solches System jedoch für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung. Echtzeitdaten über die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter helfen der Unternehmensleitung, den Dienstplan bei Bedarf schnell anzupassen. Darüber hinaus ersparen digitale Zeiterfassungssysteme kleinen Unternehmen die manuelle Bearbeitung und Auswertung von Unterlagen.

Fazit

Kleine Unternehmen müssen eine Zeiterfassung einführen, um dem jüngsten EuGH-Urteil nachzukommen. Der Einsatz eines Zeiterfassungssystems bringt viele Vorteile mit sich, darunter optimierte Arbeitsabläufe und ein geringerer Zeitaufwand für die Personalverantwortlichen. Ein Zeiterfassungstool ist daher für kleine Unternehmen äußerst lohnenswert.

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