Zusatzfelder in SpikeTime
In der SpikeTime Zeiterfassung können nicht nur klassische Arbeitszeiten erfasst werden, sondern auch zusätzliche Informationen, die für die Auswertung oder Abrechnung relevant sind. Dafür gibt es die Möglichkeit, sogenannte Zusatzfelder anzulegen.
Beispiele:
- Fahrtkilometer, die mit einem Zeiteintrag verknüpft sind
- Verbrauch von Material bei einer bestimmten Tätigkeit
- interne Bewertungen oder Statusinformationen
So lassen sich Zeiteinträge individuell an die eigenen Anforderungen anpassen und auch später detaillierter auswerten.
Zusatzfelder anlegen
Im Einstellungsmenü gibt es den Punkt „Zusatzfelder“.
Hier sieht man eine Übersicht aller bereits vorhandenen Zusatzfelder. Außerdem können jederzeit neue Felder hinzugefügt werden.
Bei der Neuanlage eines Zusatzfeldes stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, mit denen genau festgelegt werden kann, wie das Feld später genutzt werden soll:
Bezeichnung
Der Name des Zusatzfeldes, der sowohl in der Erfassung als auch in den Auswertungen sichtbar ist.
Datentyp
Über den Datentyp wird bestimmt, welche Art von Eingabe möglich ist. Zur Auswahl stehen:
- Ganzzahl – für Eingaben ohne Nachkommastellen (z. B. Anzahl Kilometer)
- Dezimalzahl – für Eingaben mit Nachkommastellen (z. B. Materialmengen, Kosten)
- Sterne-Bewertung – Skala von 1 bis 5 Sternen (z. B. Qualität oder Zufriedenheit)
- Ja/Nein – einfache Auswahlmöglichkeit (z. B. „Fahrzeug genutzt?“)
- Auswahl – frei definierbare Liste mit vordefinierten Optionen (z. B. Fahrzeugtyp, Materialart)
Beschreibung/Tooltip
Ein kurzer Hinweistext, der den Benutzer beim Ausfüllen unterstützt. Er erscheint direkt im Eingabefenster und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
Pflichtfeld
Zusatzfelder können als Pflichtfelder definiert werden. Dann ist das Speichern eines Zeiteintrags nur möglich, wenn das Feld auch wirklich ausgefüllt wurde. So kann sichergestellt werden, dass wichtige Informationen nie vergessen werden.
In Tagesübersicht ausblenden
Nicht alle Zusatzinformationen sind für die schnelle Tagesübersicht notwendig. Über diese Option lässt sich einstellen, dass ein Zusatzfeld dort nicht angezeigt wird – in der Listenansicht und in den Exporten bleibt es aber weiterhin verfügbar.
Nutzung bei der Zeiterfassung
Sobald ein Zusatzfeld angelegt wurde, erscheint es automatisch bei jedem Zeiteintrag im unteren Bereich des Erfassungsformulars.
Beim Speichern prüft SpikeTime:
- Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt?
- Stimmen die Eingaben mit dem gewählten Datentyp überein (z. B. Zahl statt Text)?
So wird verhindert, dass falsche oder unvollständige Daten in die Zeiterfassung gelangen.
Die erfassten Zusatzfelder erscheinen anschließend sowohl in der Detailansicht des Zeiteintrags als auch in der Übersicht.
Zusatzfelder auswerten
Damit die Zusatzinformationen nicht nur erfasst, sondern auch nutzbar werden, bietet SpikeTime verschiedene Auswertungsmöglichkeiten:
- In der Listenansicht können Zusatzfelder als eigene Spalten eingeblendet werden.
- Im Excel-Export erscheinen die Felder ebenfalls automatisch in separaten Spalten.
- Für numerische Zusatzfelder (Ganzzahl, Dezimalzahl) lassen sich Summen bilden, sodass z. B. Gesamtkilometer oder Materialverbrauch über einen Zeitraum hinweg automatisch berechnet werden können.
In den Spalteneinstellungen kann individuell festgelegt werden, welche Zusatzfelder angezeigt werden sollen. Damit lassen sich Auswertungen sehr flexibel gestalten – je nachdem, ob man eher eine kompakte Übersicht oder eine detaillierte Aufstellung benötigt.
Unterstützung und Fragen
Falls Sie Fragen zur Einrichtung oder Nutzung der Zusatzfelder haben, steht unser Support-Team gerne zur Verfügung.
Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an mail@spiketime.de.