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Projektzeiterfassung mit Excel
Kostenlose Excel-Vorlage für den Tätigkeitsnachweis pro Projekt. Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Dauer.
Kostenlose Vorlage für die Projektzeiterfassung mit Excel
Funktioniert mit Excel ab Version 2016, LibreOffice Calc und Google Sheets.
Zuletzt aktualisiert: Mai 2026
Excel-Vorlage zur Projektzeiterfassung
Für die Abrechnung gegenüber dem Kunden brauchst du einen sauberen Tätigkeitsnachweis. Wer noch nichts dafür im Einsatz hat, kann mit unserer Projektzeiterfassung-Vorlage starten.
Lade dir die Vorlage hier kostenlos herunter:
Die Tabelle summiert die Projektzeit anhand der eingetragenen Dauern automatisch.
Was steckt in der Vorlage?
- Kopfbereich mit Projektname und Auftraggeber
- Spalten für Datum, Mitarbeiter, Tätigkeitsbeschreibung und Dauer
- Automatische Summenzeile am Ende der Tabelle
- Spalten frei erweiterbar (z. B. Kategorie, Phase, Abrechenbar ja/nein)
- Druckbereich für DIN A4 quer vorbereitet
Projektzeit mit Excel oder mit SpikeTime?
| Funktion | Excel-Vorlage | SpikeTime |
|---|---|---|
| Feiertage automatisch erkennen | manuell pflegen | pro Bundesland |
| Mehrere Mitarbeiter | je eine Datei pro Person | unbegrenzt im Team |
| Stoppuhr / Live-Erfassung | nicht möglich | per App und im Browser |
| Auswertungen über Mitarbeiter, Projekte, Kunden | Pivot-Tabellen selbst bauen | ein Klick |
| Urlaub und Krankheit | getrennte Liste | mit Genehmigungsworkflow |
| Backup, Versionierung | je nach Speicherort | automatisch |
| Mobil von unterwegs erfassen | eingeschränkt | iOS und Android |
| Konform zur Zeiterfassungspflicht | möglich, aber nicht manipulationssicher | mit lückenlosem Audit-Log |
| Preis | kostenlos | ab 3 €/Monat pro Nutzer |
Worauf du bei der Excel-Vorlage achten solltest
Budgetüberwachung gibt's nicht
- Die Vorlage zeigt dir die Summe der erfassten Stunden, aber kein Verhältnis zum vereinbarten Budget
- Wer einen Festpreis vereinbart hat, sieht erst am Projektende, ob er drüber liegt
- In SpikeTime hinterlegst du das Budget pro Projekt, das System warnt rechtzeitig, wenn es eng wird
Aufbewahrung und DSGVO
- Tätigkeitsnachweise gehören zur Rechnungsstellung und unterliegen damit der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht (§147 AO)
- Per Mail verschickte Excel-Dateien landen mit Kundendaten in Postfächern und Backups, das ist DSGVO-rechtlich heikel
- Eine zentrale Ablage mit Zugriffsschutz ist sauberer
Für wen ist die Vorlage gedacht?
Freelancer und Agenturen
Du rechnest projektweise nach Stunden ab. Pro Projekt ein Tabellenblatt, am Monatsende landet die Summe auf der Rechnung.
Beratung und Consulting
Mandantenarbeit nach Tätigkeit dokumentieren. Was wurde wann gemacht, wie lange hat es gedauert, als Anlage zum Tätigkeitsnachweis verwendbar.
Handwerksbetriebe mit Auftragsbezug
Pro Baustelle oder Auftrag eine Tabelle. Wer war wann da, wie viele Stunden, mit welcher Tätigkeit. Als Anlage zur Rechnung verwendbar.
Inhouse-Projekte
Auch ohne externe Abrechnung sinnvoll: nach dem Projekt willst du wissen, wo die Zeit hingegangen ist. Die Vorlage gibt eine erste Übersicht.
Fragen zur Projektzeiterfassungs-Vorlage
Wie bediene ich die Vorlage?
Oben trägst du den Projektnamen ein, dann fügst du Zeile für Zeile Tätigkeiten hinzu.
Pro Tätigkeit kommt Datum, Mitarbeiter und eine Beschreibung rein. In Spalte D trägst du die Dauer ein.
Die Gesamtzeit für das Projekt summiert sich automatisch in der letzten Zeile.
Kann ich die Vorlage anpassen oder erweitern?
Ja. Häufige Erweiterungen sind Kunde, Stundensatz oder eine Spalte „abrechenbar ja/nein". Du kannst Spalten, Formeln und Layout selbst anpassen.
Wenn du eine sinnvolle Erweiterung baust, schick uns gern eine Mail, wir stellen sie anderen zur Verfügung.
Ist die Vorlage kostenlos und darf ich sie weitergeben?
Ja, kostenlos und frei weitergebbar. Schön, wenn du den Hinweis auf unsere online Zeiterfassung in der Tabelle drin lässt.
Funktioniert die Vorlage mit LibreOffice oder Google Sheets?
LibreOffice Calc öffnet sie ohne Probleme. Google Sheets importiert sie ebenfalls problemlos.
Wie viele Projekte kann ich gleichzeitig in einer Datei führen?
Technisch beliebig viele, jedes Projekt bekommt ein eigenes Tabellenblatt. In der Praxis wird die Datei ab ungefähr 20 aktiven Projekten unübersichtlich, dann lohnt sich ein Wechsel auf eine richtige Projektzeiterfassung.
Wie verwende ich die Vorlage als Tätigkeitsnachweis fürs Finanzamt?
Die Tabelle kann als Tätigkeitsnachweis dienen: Datum, Beschreibung, Dauer und ausführende Person sind dokumentiert. Druck sie aus oder leg sie als PDF zur Rechnung. Manipulationssicher ist sie aber nicht, ein digitaler Audit-Trail fehlt.
Welche Alternativen gibt es?
Eine Software, die für Projektzeiterfassung gebaut ist, etwa SpikeTime. Damit verwaltest du Kunden und Projekte strukturiert und bekommst Funktionen wie automatische Budgetüberwachung und Rechnungserstellung dazu.
Hast du weitere Fragen?
Weitere Vorlagen
Excel reicht für die Projektzeit nicht mehr?
Wenn die Vorlage zu eng wird, teste unsere online Projektzeiterfassung. Der Test ist kostenlos und unverbindlich.