Die Bedienung der Vorlage für die Zeiterfassung mit Excel ist sehr einfach. Sie tragen oben im Kopfbereich Ihren Namen und Ihre Personalnummer ein. Danach wählen Sie das Jahr und den Monat für den die Zeiterfassung gelten soll. Die Tage berechnen sich dadurch automatisch und Sie könnne mit der Erfassung beginnen.

Für jeden Arbeitstag tragen Sie ein, wann Sie die Arbeit begonnen haben, wann Sie die Arbeit beendet haben und die von Ihnen genommene Pause.

Die Arbeitszeit brutto (ohne Pause) und die Arbeitszeit netto (nach Abzug der Pause) wird automatisch berechnet und am Ende der Tabelle summiert.

Sie können die Excel-Vorlage natürlich selbst ändern, erweitern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Einen vorhandenen Blattschutz auf der Excel-Datei können Sie mit dem Passwort "spiketime" schnell entfernen.

Natürlich freuen wir uns, wenn Sie Erweiteurng an der Excel-Tabelle zur Zeiterfassung mit uns teilen, so dass wir diese weiteren Benutzern zur Verfügung stellen könnne.

Diese Vorlage ist komplett kostenlos und kann jederzeit weitergegeben werden. Wir freuen uns natürlich, wenn Sie dabei den Hinweis auf unsere online Zeiterfassung in der Tabelle belassen :-)

Die Erfassung der täglichen Arbeitszeit mit Excel hat einige Vorteile, aber auch unbestreitbare Nachteile:

Vorteile der Zeiterfassung mit Excel

• Es kann direkt mit der Erfassung der Daten begonnen werden, ohne ein weiteres Programm installieren zu müssen
• Auf den meisten Computern ist schon ein Programm zur Tabellenkalkulation wie Excel oder OpenOffice installiert
• Erweiterungen nach den eigenen Vorstellungen sind oftmals schnell und einfach selbst umsetzbar

Nachteile der Zeiterfassung mit Excel

• Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Excel-Sheet. Die Zusammenführung aller erfassten Zeiten ist ein manueller und damit fehleranfälliger Prozess
• Wird die Datei ausversehen gelöscht oder überschrieben, dann sind die erfassten Daten verloren, wenn es kein Backup der Datei gibt
• Tiefergehende Analysen müssen manuell gemacht werden und sind nicht mit einem Klick verfügbar

Die beste Alternative zur Erfassung der Arbeitszeit in einer einfachen Tabelle ist natürlich die Verwendung eines speziell dafür entwickelten Tools, wie SpikeTime.

Sobald die Erfassung umfangreicher wird, weitere Mitarbeiter erfasst werden sollen oder auch Auswertungen zu den erfassten Arbeitszeiten gemacht werden sollen, dann wird die Zeiterfassung mit Excel schnell sehr umständlich.