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Zeiterfassung mit Excel 2026
Kostenlose Excel-Vorlage zur täglichen Zeiterfassung. Direkt downloaden, ausfüllen, fertig.
Kostenlose Excel-Vorlage für die Zeiterfassung
Funktioniert mit Excel ab Version 2016, LibreOffice Calc und Google Sheets.
Zuletzt aktualisiert: Mai 2026
Excel-Vorlage zur Zeiterfassung
Seit dem BAG-Urteil von September 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Wer noch nichts dafür im Einsatz hat, kann mit unserer Excel-Vorlage starten. Details dazu findest du auf unserer Seite zur Zeiterfassungspflicht.
Lade dir die Vorlage hier kostenlos herunter:
Die Vorlage rechnet automatisch: du trägst Start, Ende und Pause ein, die Brutto- und Nettoarbeitszeit erscheint von selbst. Am Monatsende stehen die Summen.
Was steckt in der Vorlage?
- Kopfbereich für Name, Personalnummer, Monat und Jahr
- Spalten für Beginn, Ende, Pause und Bemerkung
- Automatische Berechnung von Brutto- und Nettoarbeitszeit pro Tag
- Monatssumme unten in der Tabelle
- Druckbereich vordefiniert für DIN A4 hoch
Excel-Vorlage oder digitale Zeiterfassung?
| Funktion | Excel-Vorlage | SpikeTime |
|---|---|---|
| Feiertage automatisch erkennen | manuell pflegen | pro Bundesland |
| Mehrere Mitarbeiter | je eine Datei pro Person | unbegrenzt im Team |
| Stoppuhr / Live-Erfassung | nicht möglich | per App und im Browser |
| Auswertungen über Mitarbeiter, Projekte, Kunden | Pivot-Tabellen selbst bauen | ein Klick |
| Urlaub und Krankheit | getrennte Liste | mit Genehmigungsworkflow |
| Backup, Versionierung | je nach Speicherort | automatisch |
| Mobil von unterwegs erfassen | eingeschränkt | iOS und Android |
| Konform zur Zeiterfassungspflicht | möglich, aber nicht manipulationssicher | mit lückenlosem Audit-Log |
| Preis | kostenlos | ab 3 €/Monat pro Nutzer |
Worauf du bei der Excel-Vorlage achten solltest
Feiertage 2026 selbst pflegen
- Die Vorlage erkennt keine Feiertage. Du musst sie als Sonderzeile oder Kommentar eintragen, sonst zählen sie als normale Arbeitstage
- Beispiel: Christi Himmelfahrt am 14.05.2026 würde sonst wie ein regulärer Donnerstag berechnet
- Tag der Deutschen Einheit (03.10.) und 2. Weihnachtstag (26.12.) fallen 2026 auf einen Samstag, sind also „verschenkt"
- In SpikeTime wählst du dein Bundesland einmal aus, alle gesetzlichen Feiertage werden automatisch erkannt
Aufbewahrung und DSGVO
- Arbeitszeitnachweise musst du laut §16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahren
- Per E-Mail verschickte Excel-Dateien landen in fremden Postfächern, Backups und Spamfiltern, das ist DSGVO-technisch heikel
- Eine zentrale, zugriffsgesicherte Ablage ist datenschutztechnisch die sauberere Variante
Für wen ist die Vorlage gedacht?
Solo-Selbständige und Freelancer
Du arbeitest allein und willst eine einfache Aufzeichnung deiner Arbeitsstunden für die eigene Übersicht.
Minijobber und Aushilfen
Bei Minijobs gibt es nach dem Mindestlohngesetz Aufzeichnungspflichten zu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Vorlage hat Felder für genau diese Angaben.
Handwerk und Baugewerbe
Auf der Baustelle ausdrucken, am Tagesende Beginn, Ende und Pause eintragen. Im Office digital ablegen.
Kleinbetriebe
Für wenige Mitarbeiter funktioniert eine Datei pro Person. Sobald du Stundenzettel zusammenführen oder auswerten willst, wird der Aufwand spürbar.
Fragen zur Excel-Vorlage
Wie bediene ich die Vorlage?
Oben trägst du deinen Namen und die Personalnummer ein. Danach wählst du Jahr und Monat. Die Tage berechnen sich daraus automatisch.
Pro Arbeitstag kommt Beginn, Ende und Pause rein. Den Rest macht die Tabelle.
Brutto- und Nettoarbeitszeit erscheinen automatisch und werden am Monatsende summiert.
Kann ich die Vorlage anpassen oder erweitern?
Klar. Du kannst Spalten, Formeln und Layout selbst anpassen.
Wenn du dabei sinnvolle Erweiterungen baust, freuen wir uns über eine kurze Mail, wir stellen die dann anderen zur Verfügung.
Ist die Vorlage kostenlos und darf ich sie weitergeben?
Ja, komplett kostenlos und frei weitergebbar. Wenn du den Hinweis auf unsere online Zeiterfassung drin lässt, sind wir umso glücklicher.
Funktioniert die Vorlage auch mit LibreOffice oder Google Sheets?
LibreOffice Calc öffnet sie ohne Probleme, alle Formeln funktionieren. Google Sheets importiert sie ebenfalls problemlos.
Kann ich die Vorlage für mehrere Mitarbeiter nutzen?
Technisch ja: für jeden Mitarbeiter eine eigene Datei. In der Praxis wird das ab ungefähr fünf Personen umständlich. Spätestens wenn du auswerten willst, wer wann wie viel gemacht hat, lohnt sich der Wechsel auf eine zentrale Lösung.
Erfüllt die Vorlage die gesetzliche Zeiterfassungspflicht?
Die Mindestanforderungen aus dem BAG-Urteil (Beginn, Ende und Pausen werden erfasst und dokumentiert) deckt sie ab. Manipulationssicher ist eine Excel-Datei aber nicht. Wer das gesetzeskonform aufstellen will, kommt um eine richtige Software nicht herum. Mehr dazu auf unserer Seite zur Zeiterfassungspflicht.
Welche Vor- und Nachteile hat Zeiterfassung mit Excel?
Vorteile:
- Du kannst sofort loslegen, ohne neue Software zu installieren
- Excel oder eine Alternative ist auf den meisten Rechnern schon da
- Eigene Erweiterungen sind schnell selbst gebaut
Nachteile:
- Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Datei, die Zusammenführung wird manuelle Arbeit
- Wird eine Datei aus Versehen überschrieben, sind die Daten weg
- Auswertungen erstellst du jedes Mal von Hand
- Feiertage und Krankheitstage musst du selber pflegen
Welche Alternativen gibt es?
Eine dedizierte Zeiterfassungs-Software wie SpikeTime. Sobald die Erfassung größer wird, mehr Mitarbeiter dazukommen oder Auswertungen gefragt sind, wird Excel schnell unhandlich.
Hast du weitere Fragen?
Weitere Vorlagen
Excel wird dir zu mühsam?
Wenn die Vorlage an ihre Grenzen kommt, teste unsere online Zeiterfassung. Der Test ist kostenlos und unverbindlich.