Was sind E-Rechnung Vorlagen?
Mit der neuen Vorlagen-Funktion können Firmendaten, Zahlungsinformationen und Standard-Rechnungstexte einmalig gespeichert und bei jeder neuen Rechnung wiederverwendet werden. Es müssen nur noch die sich ändernden Informationen wie Rechnungsnummer, Datum und Rechnungspositionen eingegeben werden.
Vorlage erstellen und speichern
- Erstelle eine neue Rechnung oder lade eine bestehende PDF-Rechnung hoch
- Fülle alle Felder aus, die in zukünftigen Rechnungen wiederverwendet werden sollen:
- Firmendaten (Absender)
- Standard-Kundendaten (optional)
- Rechnungstitel
- Rechnungstext
- Zahlungsinformationen und Kontodaten
- Grußformel
- Fußzeile
- Umsatzsteuerbehandlung
- Klicke auf "Als Vorlage speichern"
- Die Vorlagendatei wird auf dem Computer gespeichert
Hinweis: Die Vorlagendatei ist verschlüsselt und kann nur mit dem SpikeTime E-Rechnung Generator verwendet werden.
Vorlage verwenden
Von der Startseite:
- Klicke auf "Vorlage verwenden"
- Wähle die gespeicherte Vorlagendatei aus
- Firmendaten und Standardtexte werden automatisch eingefügt
- Ergänze Rechnungsnummer, Datum und Positionen
- Lade die fertige E-Rechnung herunter
Während der Rechnungserstellung:
- Klicke auf "Vorlage verwenden" neben den Download-Buttons
- Wähle die Vorlagendatei aus
- Die Felder werden sofort ausgefüllt
Was wird in der Vorlage gespeichert?
Gespeichert werden:
- Absender-Firmendaten (Name, Adresse, Steuernummer, USt-ID, Kontaktdaten)
- Empfänger-Firmendaten (falls gewünscht für Stammkunden)
- Standard-Rechnungstitel
- Standard-Rechnungstext
- Zahlungsinformationen und Bankdaten
- Standard-Grußformel
- Standard-Fußzeile
- Umsatzsteuerbehandlung (z.B. Kleinunternehmer, Reverse Charge)
Nicht gespeichert werden:
- Rechnungsnummer (ändert sich bei jeder Rechnung)
- Rechnungsdatum
- Leistungszeitraum
- Rechnungspositionen
Vorteile der Vorlagen-Funktion
- Zeitersparnis: Firmendaten und Standardtexte nur einmal eingeben
- Fehlerreduzierung: Keine Tippfehler bei wiederkehrenden Informationen
- Konsistenz: Alle Rechnungen haben das gleiche Format und die gleichen Texte
- Flexibilität: Verschiedene Vorlagen für verschiedene Geschäftsbereiche verwenden
- Datenschutz: Vorlagen werden verschlüsselt auf dem eigenen Computer gespeichert
Tipps zur Verwendung
- Erstelle separate Vorlagen für verschiedene Kundensegmente oder Dienstleistungen
- Speichere die Vorlagendatei an einem sicheren Ort (z.B. Cloud-Speicher)
- Benenne Vorlagen eindeutig (der Dateiname enthält automatisch Firmennamen und Datum)
- Aktualisiere Vorlagen regelmäßig, wenn sich Firmendaten ändern
Häufige Fragen
Wo werden Vorlagen gespeichert? Vorlagen werden als verschlüsselte Datei auf dem eigenen Computer gespeichert, nicht auf unseren Servern. Du hast volle Kontrolle über deine Daten.
Kann ich mehrere Vorlagen haben? Ja, es können beliebig viele Vorlagendateien erstellt und gespeichert werden.
Kann ich eine Vorlage auf einem anderen Computer verwenden? Ja, kopiere einfach die Vorlagendatei auf den anderen Computer und lade sie dort hoch.
Sind meine Daten sicher? Ja, alle Vorlagendaten werden verschlüsselt gespeichert. Die Dateien können nur mit dem SpikeTime E-Rechnung Generator geöffnet werden.