Update der Rechnungserstellung mit SpikeTime

  • 28.01.2022

Update der Rechnungserstellung mit SpikeTime

Im heutigen Blogpost wollen wir näher auf die möglichen Einstellungen bei der Rechnungserstellung mit SpikeTime eingehen. Seit dem Update zu SpikeTime 3 ist es möglich die Rechnung mit dem eigenen Logo zu versehen, Rechnungsnummern automatisch vergeben zu lassen sowie zwischen verschiedenen Layouts zu wechseln.

Rechnungseinstellungen und Logo Upload

Die Einstellungen zu den eigenen Ausgangsrechnungen finden sich auf der Seite "Account-Einstellungen" im Reiter "Rechnungen".

Account-Einstellungen Rechnung

Neben der Möglichkeit zum Hochladen des eigenen Firmenlogos können in diesem Bereich, der Absender und die Fußzeile der Rechnung definiert werden. Außerdem ist es möglich einen Standardtext für Rechnungspositionen zu wählen. Dies ist sinnvoll wenn die Zeiteinträge in der Rechnung nach Stundensätzen gruppiert werden. In diesem Fall erscheint der Standardtext anstatt des Stundensatzes.

Zeiteinträge nach Stundensatz gruppiert

Automatische Vergabe der Rechnungsnummer

Wird die Checkbox "Rechnungsnummer wird automatisch generiert" angeklickt, erscheinen folgende Eingabefelder

Automatische Vergabe der Rechnungsnummer

Mit Hilfe dieser Eingabemaske kann die Rechnungsnummer individuell gestaltet werden. Im ersten Beispiel wurde das Prefix R gewählt und die Rechnungsnummer mit dem aktuellen Datum und einer global laufenden Nummer erstellt. Dabei bedeutet "Global laufende Nummer", das für jede erstellte Rechnung der Zähler um 1 erhöht wird. Wird diese Option abgewählt, wird der Zähler nur erhöht wenn an einem Tag mehrere Rechnungen erstellt werden. Am folgenden Tag beginnt der Zähler wieder bei 1.

Die Option "x Stellen mit 0 auffüllen" gibt an wie viele Ziffern der laufenden Nummer vorangestellt werden. Erhöhen wir diesen Wert, ergibt sich folgende Nummer.

X Stellen mit 0 auffüllen

Die Eingabeschaltfläche "Aktuelle laufende Nummer" ermöglicht den leichten Umstieg von einem anderen Rechnungsprogramm zu SpikeTime. Wenn bisher in einer anderen Software Rechnungen erzeugt wurden und dort eine globale laufende Nummer verwendet wurde, kann der Wert beim Umstieg zu SpikeTime einfach auf diesen Wert +1 gesetzt werden. Somit ist ein nahtloser Übergang gewährleistet.

Abschließend soll noch gezeigt werden, das die Rechnungsnummer auch ohne Datumswert erzeugt werden kann.

Rechnungsnummer ohne Datumsprefix

Rechnungen erstellen und Rechnungslayouts

Eine kleine Neuerung in SpikeTime 3 ist die explizitere Änderung der Rechnungsdaten. Beispielsweise wird wie auch in SpikeTime 2 der Rechnungsempfänger aus den Daten des Kunden übernommen. Nun ist es möglich diesen mit Hilfe des Stift-Symbols für eine Rechnung zu überschreiben. Daten wie der Titel oder die Anrede einer Rechnung werden, wie bisher auch, aus der vorherigen Rechnung für diesen Kunden übernommen und müssen somit nur einmal erfasst werden.

Rechnung erstellen

Vorschau und Layout

Wie in SpikeTime 2 auch kann die Vorschau der Rechnung über den Button "Vorschau" aktiviert werden. Die Auswahl des Layouts erfolgt direkt rechts daneben. Wir arbeiten an einer Funktionalität zum Upload eigener Layouts. Bis dahin können wir vorhandene Layouts gerne zeitnah einpflegen. Senden Sie uns dazu einfach eine Mail an mail@spiketime.de

Layout Auswahl

Ausblick

Wie bereits angekündigt werden wir in den kommenden Wochen das Feature Urlaubserfassung bereitstellen, um anschließend mit der Entwicklung der Anwesenheitserfassung zu beginnen. Parallel dazu werden wir immer wieder kleinere Updates mit Featureswünschen unserer Kunden bereitstellen.

Bei Fragen oder Problemen können Sie sich an den SpikeTime Support wenden. mail@spiketime.de