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Arbeitszeiterfassung mit Excel 2026
Kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung. Ein Monat pro Blatt mit Pausenabzug und Netto-Summe.
Kostenlose Vorlage für die Arbeitszeiterfassung mit Excel
Funktioniert mit Excel ab Version 2016, LibreOffice Calc und Google Sheets.
Zuletzt aktualisiert: Mai 2026
Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung in kleinen Unternehmen lässt sich auch mit Excel lösen. Mit unserer kostenlosen Vorlage kannst du sofort loslegen, ohne neue Software zu installieren.
Lade dir die Vorlage hier kostenlos herunter:
Die Vorlage berechnet die Arbeitszeit anhand der eingetragenen Uhrzeiten von selbst und summiert sie am Monatsende.
Was steckt in der Vorlage?
- Ein Blatt pro Monat mit allen Tagen vorbelegt
- Kopfbereich für Name, Personalnummer und Sollarbeitszeit pro Tag
- Spalten für Beginn, Ende, Pause und Bemerkung
- Automatische Berechnung von Brutto, Netto und Differenz zum Soll
- Monatssumme und Saldo am Ende der Tabelle
- Druckbereich für DIN A4 vorbereitet
Arbeitszeit mit Excel oder mit SpikeTime?
| Funktion | Excel-Vorlage | SpikeTime |
|---|---|---|
| Feiertage automatisch erkennen | manuell pflegen | pro Bundesland |
| Mehrere Mitarbeiter | je eine Datei pro Person | unbegrenzt im Team |
| Stoppuhr / Live-Erfassung | nicht möglich | per App und im Browser |
| Auswertungen über Mitarbeiter, Projekte, Kunden | Pivot-Tabellen selbst bauen | ein Klick |
| Urlaub und Krankheit | getrennte Liste | mit Genehmigungsworkflow |
| Backup, Versionierung | je nach Speicherort | automatisch |
| Mobil von unterwegs erfassen | eingeschränkt | iOS und Android |
| Konform zur Zeiterfassungspflicht | möglich, aber nicht manipulationssicher | mit lückenlosem Audit-Log |
| Preis | kostenlos | ab 3 €/Monat pro Nutzer |
Worauf du bei der Excel-Vorlage achten solltest
Feiertage 2026 selbst pflegen
- Die Vorlage berücksichtigt keine Feiertage. Trag sie als Sonderzeile ein, sonst verfälschen sie das Sollstunden-Saldo
- Beispiel: Christi Himmelfahrt am 14.05.2026 würde sonst wie ein regulärer Arbeitstag gezählt
- Bundeslandspezifische Feiertage wie Fronleichnam (04.06., in BW, BY, HE, NW, RP, SL) musst du je nach Standort ergänzen
- In SpikeTime wählst du dein Bundesland einmal aus, alles Weitere wirkt sich direkt aufs Arbeitszeitkonto aus
Aufbewahrung und DSGVO
- Arbeitszeitnachweise musst du laut §16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahren
- Per Mail verschickte Excel-Dateien landen in zig Postfächern und Backups, das ist DSGVO-rechtlich heikel
- Eine zentrale Ablage mit Zugriffsschutz ist die saubere Lösung
Für wen ist die Vorlage gedacht?
Kleinbetriebe und KMU
Für wenige Mitarbeiter funktioniert eine Datei pro Person. Sobald du zusammenführen oder auswerten willst, wird der Aufwand spürbar.
Homeoffice und Remote-Teams
Die Vorlage gibt eine klare Struktur für die tägliche Selbstdokumentation, ohne dass eine zusätzliche Software nötig ist.
Praxen, Kanzleien, Agenturen
Festangestellte mit konstanter Wochenarbeitszeit. Soll und Ist werden in der Vorlage direkt gegenübergestellt.
Vereine mit Honorarkräften
Pro Honorarkraft eine Datei pro Monat. Für die interne Buchhaltung als Stundennachweis verwendbar.
Fragen zur Arbeitszeiterfassungs-Vorlage
Wie wird die Vorlage bedient?
Oben kommt dein Name und die Personalnummer rein. Dann wählst du Jahr und Monat, die Tage erscheinen automatisch.
Pro Arbeitstag trägst du Beginn, Ende und Pause ein. Excel rechnet Brutto- und Nettoarbeitszeit selbst aus und summiert sie am Monatsende.
Kann ich die Vorlage anpassen oder erweitern?
Klar. Du kannst Spalten, Formeln und Layout selbst anpassen.
Wenn du sinnvolle Erweiterungen baust, schick uns gern eine Mail, wir stellen sie anderen zur Verfügung.
Ist die Vorlage kostenlos und darf ich sie weitergeben?
Ja, komplett kostenlos und frei weitergebbar. Schön, wenn der Hinweis auf unsere online Arbeitszeiterfassung in der Tabelle stehen bleibt.
Funktioniert die Vorlage mit LibreOffice oder Google Sheets?
LibreOffice Calc öffnet sie ohne Probleme, alle Formeln laufen. Google Sheets importiert sie ebenfalls problemlos.
Wie passe ich die tägliche Sollarbeitszeit an?
Im Kopfbereich gibt es ein Feld für die Sollarbeitszeit pro Tag (Standard: 8 Stunden). Änderst du den Wert, passt sich die Saldo-Berechnung automatisch an. Für unterschiedliche Soll-Zeiten pro Wochentag brauchst du eine zusätzliche Spalte. Das geht, ist aber Eigenbau.
Erfüllt die Vorlage die gesetzliche Zeiterfassungspflicht?
Die Mindestanforderungen aus dem BAG-Urteil von 2022 (Beginn, Ende und Pausen dokumentieren) deckt sie ab. Manipulationssicher ist eine Excel-Datei aber nicht: Zeilen lassen sich nachträglich überschreiben. Wer das gesetzeskonform aufstellen will, kommt um eine richtige Software nicht herum.
Welche Alternativen gibt es?
Eine dedizierte Software wie SpikeTime. Solange du allein bist oder ein Mini-Team führst, reicht Excel. Sobald mehr Mitarbeiter dazukommen oder du Auswertungen brauchst, wird Excel unhandlich.
Hast du weitere Fragen?
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Arbeitszeiterfassung mit Excel zu zäh?
Wenn die Vorlage nicht mehr reicht, teste unsere online Arbeitszeiterfassung. Der Test ist kostenlos und unverbindlich.